Uncategorized

Czy oddział spółki jest administratorem danych osobowych?

Utworzenie oddziału spółki lub innego podmiotu prawnego (w tym wpisie dla uproszczenia omówmy problematykę oddziału spółki) zwykle ma doniosłe znaczenie z uwagi na rozwój prowadzonej działalności. Sama konstrukcja oddziału nie jest jednak bez znaczenia dla przepisów RODO. Najistotniejszą kwestią jest ustalenie czy oddział spółki jest administratorem danych osobowych. Ma to ważne znaczenie pod kątem ustalenia statusu oddziału na gruncie RODO, w szczególności oceny czy oddział wraz ze spółką będą współadministratorami danych osobowych.

RODO przewiduje definicję administratora danych osobowych w art. 4 pkt 7: „administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania”. Na gruncie tej – niezwykle istotnej – definicji pojawia się wątpliwość, czy oddział spółki może zostać uznany za administratora danych osobowych. Z jednej strony oddział bowiem nie ma własnej osobowości prawnej, ale z drugiej strony – np. zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy – może być pracodawcą. Pojawia się zatem kontrowersja odnośnie przyznania oddziałowi statusu administratora danych osobowych.

Oddział spółki jest powiązany z przedsiębiorcą, jednak nie jest wykluczone podejmowanie w ramach oddziału decyzji w zakresie ustalania celów i środków przetwarzania danych (tak np. w: P. Litwiński (red.), Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, Warszawa 2018). O ile zatem na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że oddział spółki z uwagi na swoją niesamodzielność pod kątem osobowości prawnej – nie może być administratorem danych osobowych, to o wszystkim decydować będzie konkretna sytuacja związana z przepływem danych osobowych oraz ich przetwarzaniem. Można zatem wyróżnić dwa rozwiązania:

1. przetwarzanie danych osobowych ma charakter scentralizowany, tj. wszystkie dane osobowe są przetwarzane finalnie przez spółkę i trafiają do spółki bezpośrednio lub pośrednio – wtedy można uznać, że oddział nie posiada pod tym względem samodzielności i ani samodzielnie ani razem ze spółką nie ustala celów i sposobów przetwarzania danych osobowych. W takiej sytuacji można przyjąć, że nie dochodzi do powstania stosunku współadministrowania między spółką a jej oddziałem,

2. przetwarzanie danych osobowych nie ma charakteru scentralizowanego w tym sensie, że oddział posiada również pewne dane osobowe (np. pracowników oddziału, bazę klientów, bazę kontrahentów), które jednocześnie „nie docierają” do spółki, tj. oddział samodzielnie przetwarza dane osobowe lub ewentualnie razem ze spółką decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, a zatem przejawia pewną samodzielność. W takiej sytuacji należałoby uznać, że oddział jest administratorem danych osobowych i zapewne dojdzie do powstania współadministrowania między spółką a oddziałem.

Wybór odpowiedniego rozwiązania, a co z tym idzie – wymagań z tym związanych – będzie zależał od przyjętej koncepcji dotyczącej samodzielności (lub braku samodzielności) oddziału pod kątem przetwarzania danych osobowych.

Poradniki, Prawo gospodarcze, Uncategorized

Jak zawierać umowy? Reprezentacja: jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne

Do zawarcia umowy należy się porządnie przygotować. Nie wystarczy tylko ustne ustalenie warunków i szybkie podpisanie dokumentu. Umowę należy dokładnie sporządzić i przeczytać. Oczywiście, jeżeli sami nie wiemy, w jaki sposób napisać projekt umowy, najlepiej zwrócić się do specjalisty np. radcy prawnego.

Kontakt
www.rybarczyk-kancelaria.pl

W tym wpisie poruszamy temat reprezentacji. Przy sporządzaniu umowy należy najpierw dokładnie zastanowić się, jak ma wyglądać jej komparycja, tj. wstępna część umowy, która określa i opisuje jej strony.

Wskazując strony umowy, należy bardzo precyzyjnie określić ich reprezentację. Reprezentacja będzie zależeć od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia. Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, to reprezentuje on sam siebie, przy czym błędem jest formułowanie komparycji w następujący sposób:

„Firma XYZ Jan Kowalski, adres Mickiewicza 1/1, Warszawa reprezentowana przez Jana Kowalskiego”

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą sam jest stroną umowy, a zatem nie używamy słów „firma” (co jest błędne jeszcze z innych powodów), a po prostu wskazujemy przedsiębiorcę z imienia i nazwiska, a dopiero potem dodajemy kolejne elementy, tj. adres, fakt prowadzenia działalności, firmę, numer NIP i REGON.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia ze spółką cywilną, wtedy sytuacja nieco się komplikuje. Spółka cywilna nie jest podmiotem prawa, tzn. nie jest odrębną jednostką, podmiotem prawnym, który może zaciągać zobowiązania. Spółkę cywilną tworzą wspólnicy i to oni są stronami umowy w ramach tej spółki. Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej, a nie sama spółka cywilna.

Są różne szkoły określania reprezentacji przy spółce cywilnej, ale najczęściej przyjmuje się takie same reguły jak przy jednoosobowej działalności gospodarczej, tj. wskazuje się konkretnych wspólników, a następnie zaznacza się, że łącznie działają oni na podstawie umowy spółki cywilnej. Wtedy nie ma wątpliwości, że stroną umowy są wspólnicy, a także że działają oni na w ramach tej umowy jako wspólnicy konkretnej spółki cywilnej. Warto także wskazać NIP i REGON spółki cywilnej oraz adres jej „siedziby”.

Sprawa staje się bardziej skomplikowana przy okazji spółek prawa handlowego. Reprezentację w tym przypadku określa każdorazowo odpowiedni przepis Kodeksu spółek handlowych, a w indywidualnej sprawie niezbędne jest zbadanie informacji zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym. O tym jednak napiszemy w następnym artykule.

cropped-logo_-blog-1.jpg