Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Dane klientów jako tajemnica przedsiębiorstwa

DSC_0521
www.rybarczyk-kancelaria.pl

O tajemnicy przedsiębiorstwa na łamach tego Bloga pisaliśmy już niejednokrotnie. Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa wprawdzie uległa nie tak dawno zmianie, ale nadal pojawiają się (i z pewnością będą się pojawiać) setki, o ile nie tysiące wątpliwości co do poszczególnych informacji i możliwości „podpięcia” tych informacji pod pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Przypomnijmy sobie jednak definicję tajemnicy przedsiębiorstwa, którą prezentuje nam ustawodawca w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

I teraz pojawia się pytanie, które stawiamy w tytule tego wpisu. Co z danymi naszych klientów? Tych klientów, których tak ciężko było zdobyć, którzy są źródłem naszych dochodów i podstawą prowadzenia naszego biznesu. Czy ich dane lub nasze relacje z nimi są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa?

W naszej ocenie jak najbardziej są argumenty przemawiające za tym, żeby bazy klientów i znajdujące się w nich dane stanowiły tajemnicę przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że jesteśmy w stanie sprostać wymogom definicji z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przede wszystkim nasze bazy klientów muszą być niejawne. W dalszej kolejności musimy umieć wykazać, że mają one dla nas wartość gospodarczą (co jednak może wynikać z samej istotny utrzymywania takich baz i korzystania z nich), a ponadto musimy posiadać odpowiednie procedury i dokumentację pozwalające na udowodnienie, że podjęliśmy wszelkie działania („przy zachowaniu należytej staranności”) w celu utrzymania tych informacji w poufności. Jeżeli zatem nasze bazy klientów znajdują się w systemach, które są odpowiednio zabezpieczone pod kątem kradzieży danych, cyberataków czy po prostu dostępności osób trzecich, a ponadto posiadamy odpowiednią dokumentację (regulaminy, oświadczenia pracowników, umowy z pracownikami), której treść wskazuje na naszą aktywność w celu ochrony tajemnic, mamy pewną „podkładkę” pod to, aby dane zawarte w bazach uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa.

cropped-logo.pngO możliwości uznania baz klientów za tajemnicę przedsiębiorstwa wielokrotnie wypowiadały się sądy. Dla przykładu Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 12 grudnia 2013 r. (sygn. akt I ACa 558/13) wskazał: „Pojęcie <tajemnica przedsiębiorstwa> obejmuje szeroki katalog informacji o zróżnicowanym charakterze. Ochronie podlega każda informacja bez względu na jej charakter, a więc informacja handlowa (lista dostawców, klientów), techniczna, technologiczna lub organizacyjna, zatem każda informacja, która ma wartość gospodarczą”. W podobnym tonie wskazał Sąd Najwyższy z wyroku z dnia 3 grudnia 2014 r. (sygn. akt III SO 8/14): „Obecnie ochronie podlega więc w szczególności informacja technologiczna (np. sposoby produkcji, system sprawdzania jakości), informacja techniczna (np. projekty nieopatentowanych rozwiązań technicznych, modele rozwiązań technicznych), informacja handlowa (np. lista dostawców, klientów, plany wydania książki przez wydawnictwo), informacja organizacyjna (np. prognozy sprzedaży, system dystrybucji, procedury wewnętrzne, zasady organizacji i zarządzania, wynagrodzenia wypłacane pracownikom)”.

Nie ulega zatem wątpliwości, że ustawodawca określił pewne ramy i wymogi dla uznania danej informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeżeli tylko podejmiemy odpowiednie starania celem zabezpieczenia danych naszych klientów i sprostamy wymogom definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, możemy liczyć na to, że w ewentualnym sporze sądowym, sąd przyzna nam rację i uzna, że dane klientów stanowią w tym przypadku tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie sposób polemizować bowiem z tym, że każdy przedsiębiorca przede wszystkim w swojej działalności opiera się na relacjach z klientami, a zatem to oni i ich dane stanowią niejednokrotnie najwyższą wartość w prowadzonej działalności gospodarczej.

Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa czy ochrona informacji poufnych?

Zawierając tzw. umowę o zachowanie poufności bardzo często mamy kłopot ze zredagowaniem pojęć i definicji. Wiele podobnych umów jest tworzonych niejako w oderwaniu od przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz uregulowań tej ustawy dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie jest to błąd przekreślający samą ochronę poufności, jednak jeśli chcemy chronić nasze „informacje poufne” musimy mieć świadomość, gdzie znajduje się źródło ochrony tych informacji.

Otóż tym źródłem jest ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przepisy art. 11 tej ustawy wprowadzają ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacje objęte tą tajemnicą są zatem chronione już z mocy samego prawa (o ile dołożymy należytej staranności przy zapewnieniu ich poufności). Nawet jeśli w umowie o zachowaniu poufności nie odwołamy się do przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czy też w treści samej umowy nie padnie magiczne pojęcie „tajemnicy przedsiębiorstwa”, to wcale nie oznacza, że nasza umowa nadaje się do kosza. W przypadku sporu to Sąd oceni czy należycie chronimy naszą tajemnicę i czy zasługujemy na ochronę w oparciu o przepisy ustawy.

Logo JPG

Pamiętajmy również, że istnieje zasada swobody umów. Można umówić się o wszystko, o ile nie jest to sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego i naturze samego stosunku umownego. Jeśli zatem nasza umowa o zachowaniu poufności określa wyraźnie prawa i obowiązki stron, to jak najbardziej wiąże, nawet w oderwaniu od przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, choć każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.

Jak się zatem najlepiej zabezpieczyć? Nasza umowa powinna jak najszerzej chronić informacje niejawne, ale nie stronić od odniesienia się do przepisów ustawowych. W końcu sama definicja tajemnicy przedsiębiorstwa, którą analizowaliśmy w poprzednich artykułach, wymaga dołożenia należytej staranności przy podejmowaniu ochrony poufności. Jeśli zatem połączymy naszą świadomość rozwiązań ustawowych z zapewnieniem tej ochrony w postaci dobrze skonstruowanej umowy, z pewnością nasz poziom bezpieczeństwa wzrośnie. W treści samej umowy zatem nie unikajmy odniesień do tajemnicy przedsiębiorstwa i jej definicji. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, abyśmy (w ramach swobody umów) dodali coś od siebie. Najważniejsze jest dokładne określenie zakresu poufności tj. jakie informacje uznajemy za poufne. Oczywiście nie mamy tutaj pełnej dowolności, gdyż nie możemy np. uznać za poufne danych, które są publicznie dostępne. Opracowanie, choćby przykładowej, listy takich informacji na pewno pozwoli sprecyzować zakres poufności i pozwoli uniknąć wątpliwości interpretacyjnych.

Podsumowując: pojęcie „informacji poufnych” nie jest pojęciem ustawowym. Pojęciem ustawowym jest natomiast „tajemnica przedsiębiorstwa”. Oba pojęcia nie zawsze muszą być ze sobą całkowicie tożsame, ale niejednokrotnie ich zakres przedmiotowy się pokrywa. W sporządzaniu umów o zachowaniu poufności pamiętajmy jednak o przepisach ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, gdyż mogą one nam pomóc w dobrym zredagowaniu umów i zabezpieczeniu swoich informacji niejawnych.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Poradniki, Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Jak ochronić tajemnicę przedsiębiorstwa przed nieuczciwymi pracownikami?

W jednym z ostatnich wpisów poruszyliśmy bardzo ogólnie temat tajemnicy przedsiębiorstwa. Ta tematyka jest niezwykle obszerna, mimo że przepisy ją regulujące wydają się dosyć lakoniczne (choć ostatnia nowelizacja ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nieco skomplikowała dotychczasowe regulacje i wprowadziła konieczność nowego podejścia do tajemnicy przedsiębiorstwa).

W tym wpisie nie chcemy jednak skupiać się na analizie poszczególnych elementów definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, czasie trwania nakazu poufności czy też różnych poglądach doktryny i orzecznictwa. Skupmy się na praktyce.

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników musi wiedzieć, że zawsze istnieje ryzyko wycieku danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Taki wyciek może być zarówno efektem działań lub zaniechań obecnych pracowników, jak też i nieuczciwych zachowań byłych pracowników. Najczęściej do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa dochodzi przez osoby, z którymi zakończyliśmy już współpracę. Bardzo często byli pracownicy zakładają swoją własną działalność gospodarczą o podobnych profilu do byłego pracodawcy albo zatrudniają się u pracodawcy – konkurenta. Zatrudnienie u konkurenta nie jest niedopuszczalne (chyba, że byłego pracownika wiąże umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy) a bardzo często wynika po prostu z tego, że nasi pracownicy posiadają wiedzę i doświadczenie w danej branży i chcą kontynuować swoją karierę w takim samym segmencie gospodarczym. Nie oznacza to jednak, że w swoich zachowaniach mogą sobie pozwolić na całkowitą dowolność. Nie bez powodu z roku na rok w naszym kraju wzrasta świadomość przedsiębiorców i pracowników odnośnie tego, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i jak dużą wagę należy przywiązywać do jej ochrony. Mimo to, wielu byłych pracowników, mając świadomość, że w trakcie trwania zatrudnienia u byłych pracodawców mieli dostęp do informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, ujawnia lub wykorzystuje tę tajemnicę, myśląc, że nikt nie będzie w stanie udowodnić im winy. Takie myślenie może być jednak zgubne.

Oczywiście, procesy o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa przeciwko byłym pracownikom bardzo często są trudne dowodowo dla każdej ze stron, w szczególności dla byłego pracodawcy – powoda. Nie zmienia to jednak faktu, że w postępowaniu cywilnym nie ma zamkniętego katalogu dowodów, a dowodem jest każdy fakt mający istotne znaczenie dla sprawy. Dlatego jeśli chcemy być przygotowani na ewentualny proces przeciwko byłemu nieuczciwemu pracownikowi, musimy przede wszystkim postawić na profilaktykę. Profilaktyka w tym przypadku oznacza wprowadzenie stosownych i starannych procedur, które umożliwią zarówno ochronę naszej tajemnicy na bieżąco, jak też pozwolą nam zgromadzić materiał dowodowy na wypadek ewentualnego sporu sądowego.

Podstawą jest na pewno określenie, co tak naprawdę stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w naszym przypadku. Przypomnijmy sobie definicję tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Ustawa nie zawiera katalogu informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie byłoby to zresztą technicznie możliwe. Każda branża, a nawet każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę działalności – w jednym przedsiębiorstwie jakaś informacja będzie stanowiła tajemnicę, a w drugim już nie. Ponadto szybki rozwój techniki i innowacje gospodarcze oraz marketingowe sprawiają, że jakakolwiek ustalona z góry lista danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa ulegałaby ciągłej dezaktualizacji.

Dla przykładu, posiłkując się dorobkiem orzecznictwa, można wymienić kilka przykładów informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa: treści umów handlowych, know – how, listy (bazy) klientów, dane klientów, dane dostawców, metody marketingowe, metody pozyskiwania klientów, prawa autorskie, przebieg negocjacji biznesowych, stan finansów przedsiębiorstwa, plany rozwoju przedsiębiorstwa, stosowane ceny transakcyjne czy też stosowane rabaty.

Należy jednak pamiętać, że aby jakakolwiek informacja mogła zostać uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, musi mieć ona charakter niejawny, tj. nie może być dostępna dla szerokiego grona odbiorców, w tym dla osób zwykle zajmujących się tym rodzajem informacji. Jeśli zatem mamy ustalone jakieś plany rozwoju naszego przedsiębiorstwa, ale chwalimy się nimi na stronie internetowej firmy, wtedy takie plany nie mogą być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Z drugiej strony – jeżeli posiadamy listę klientów zgromadzoną w systemach informatycznych zabezpieczonych hasłem, która jest naszym tworem i zawiera uszeregowane dane, które pozwalają nam utrzymywać stałe kontakty z klientami i ich obsługiwać, wtedy może być ona uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile dbamy o niejawność tej listy. Niejawność danych jest zatem kluczowym aspektem przy ocenie czy mamy do czynienia z tajemnicą przedsiębiorstwa czy też nie. Dbanie o niejawność informacji jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Zabezpieczenia i ograniczenia dostępności informacji powinny mieć zarówno charakter techniczny, jak i formalny. Powinniśmy stosować nie tylko faktyczną i rzeczywistą ochronę danych (hasła dostępu, zamykane pomieszczenia, gradacja dostępności danych), ale również odbierać od pracowników stosowne oświadczenia, zawierać szczegółowe umówy o zachowanie poufności i wprowadzać regulaminy poufności.

Wskazane wyżej wymogi są istotne nie tylko z punktu widzenia konieczności zapewnienia niejawności, ale też ze względu na spełnienie ustawowych wymogów dochowania należytej staranności w celu utrzymania informacji w poufności. Sam ustawodawca zatem nakłada na przedsiębiorcę obowiązek podjęcia wszelkich dostępnych działań w celu ochrony swojej tajemnicy przedsiębiorstwa. W razie sporu sądowego należy zatem dysponować stosownymi dowodami, które pozwolą nam wykazać, że dochowaliśmy należytej staranności przy utrzymaniu poufności informacji.

Co jeśli dojdzie już do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa? Nasza reakcja powinna być natychmiastowa. Nie powinniśmy pozostawiać naruszenia tajemnicy bez odzewu. Zacznijmy od wezwania do zaniechania dokonywania naruszeń, a jeśli to nie pomoże – skierujmy sprawę do sądu. Przygotujmy się jednak na trudną batalię, gdyż tego typu sprawy – jako sprawy trudne dowodowo – wymagają przeprowadzenia szczegółowego postępowania dowodowego, w którym potrzebne będą nie tylko dowody z dokumentów, ale bardzo często przydadzą się zeznania świadków (innych pracowników, klientów itd.), opinie biegłych (np. z zakresu informatyki śledczej, rachunkowości, reklamy) czy też dowody z innych dokumentów (nagrań rozmów, zdjęcia itd.). Zanim wytoczmy powództwo, solidnie przygotujmy się pod względem dowodowym i opracujmy strategię działania procesowego. Jeśli mamy do czynienia z byłym pracownikiem, który zatrudnił się u kogoś innego, rozważmy pozwanie pracownika i jego nowego pracodawcy (jeżeli skorzystał on z ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa przez nielojalnego pracownika). Warto od początku w pozwie podkreślić, że pracownik, naruszając tajemnicę przedsiębiorstwa, działał z winy umyślnej – wtedy unikniemy zarzutu, że za szkodę wyrządzoną przez byłego pracownika odpowiada jego obecny pracodawca.

Walka z nielojalnym pracownikiem to niezwykle skomplikowany temat – zarówno pod względem dowodowym, jak i prawnym. Dorobek orzecznictwa dotyczący tajemnicy przedsiębiorstwa jest dosyć obszerny, choć i tak nadal zbyt skromny. Pracodawcy niestety bardzo rzadko myślą o ochronie swojej tajemnicy, a gdy mleko się już wyleje, nagle okazuje się, że brak jest podstaw do ochrony interesów przedsiębiorstwa. Dlatego bądźmy mądrzy przed szkodą.

cropped-logo_-blog.jpg

Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Prowadzenie własnego biznesu to przyjemność, ale i ryzyko. Wiele przedsiębiorców w swojej działalności posługuje się danymi, które nie powinny być dostępne dla szerokiego grona odbiorców, innymi słowy – danymi, które są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Nie sposób jednak zacząć w ogóle podchodzić do tematu tajemnicy przedsiębiorstwa bez jego definicji. Przepis art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji mówi: „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Definicja jest nieco skomplikowana i niestety nie sposób odczytać wielu jej elementów bez znajomości praktyki stosowania prawa, orzecznictwa i poglądów literatury. Oczywiście powszechnie przyjmuje się szeroki zakres stosowania tej definicji, a zatem zawsze będą istniały jakieś (słabe lub silniejsze argumenty) za przyjęciem, że dana informacja jest objętą tajemnicą przedsiębiorstwa. Nie można jednak popadać w skrajności np. wiedza naszych pracowników zdobyta podczas zatrudnienia nie stanowi tajemnicy naszego przedsiębiorstwa. Najważniejszym elementem definicji tajemnicy przedsiębiorstwa jest brak powszechnej znajomości danych objętych tajemnicą. Jeżeli jakaś informacja jest powszechnie znana np. w mediach lub w stosowanej przez nas reklamie, to nie stanowi ona tajemnicy przedsiębiorstwa. Z drugiej strony w orzecznictwie przyjmuje się, że znajomość danych informacji w ograniczeniu do wyznaczonego kręgu osób (np. zespołu pracowników) nie odejmuje tej informacji statusu tajemnicy przedsiębiorstwa.

Końcowa część definicji to już pole do popisu dla przedsiębiorców i ich prawników. Obecnie ustawa przewiduje wyższy poziom staranności („zachowanie należytej staranności) przy ochronie tajemnicy, tj. przy podjęciu działań w celu utrzymania w poufności informacji. Ustawa nie wymienia katalogu czy choćby przykładów takich działań. Należy jednak zwrócić uwagę, że proste regulaminy dotyczące zachowania w tajemnicy informacji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie, do którego pracownicy zobowiązują się stosować, mogą być niewystarczające. Zaleca się zatem rewizję swoich systemów i struktur ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i wdrożenie odpowiednich rozwiązań oraz procedur. Dla przykładu należałoby przyjąć podpisywanie z pracownikami (przynajmniej tymi, którzy mają szeroki dostęp do tajemnicy przedsiębiorstwa) umów o zachowanie poufności. Redakcja i treść takich umów to również ważna kwestia – umowy nie mogą przewidywać ogólnego obowiązku zachowania tajemnicy bez jej zindywidualizowania i określenia w danym przypadku. Ponadto należałoby pomyśleć o technicznych sposobach ochrony tajemnicy – zarówno w przestrzeni fizycznej, jak i w systemach informatycznych. Czasami te rozwiązania mogą być zbieżne z wdrożonymi procedurami dostosowującymi działalność gospodarczą do wymagań RODO.

Sposoby ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa mogą być różne w zależności od branży i sposobu prowadzenia działalności gospodarczej, ale na pewno należy o nie zadbać, aby w razie sporu móc wykazać, że dana informacja była dostatecznie chroniona i że przywiązywano wagę do tego, aby nie ujawniać jej szerszemu gronu odbiorców.

cropped-logo_-blog.jpg