Poradniki, Prawo gospodarcze, Uncategorized

Jak zawierać umowy? Reprezentacja: jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne

Do zawarcia umowy należy się porządnie przygotować. Nie wystarczy tylko ustne ustalenie warunków i szybkie podpisanie dokumentu. Umowę należy dokładnie sporządzić i przeczytać. Oczywiście, jeżeli sami nie wiemy, w jaki sposób napisać projekt umowy, najlepiej zwrócić się do specjalisty np. radcy prawnego.

Kontakt
www.rybarczyk-kancelaria.pl

W tym wpisie poruszamy temat reprezentacji. Przy sporządzaniu umowy należy najpierw dokładnie zastanowić się, jak ma wyglądać jej komparycja, tj. wstępna część umowy, która określa i opisuje jej strony.

Wskazując strony umowy, należy bardzo precyzyjnie określić ich reprezentację. Reprezentacja będzie zależeć od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia. Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, to reprezentuje on sam siebie, przy czym błędem jest formułowanie komparycji w następujący sposób:

„Firma XYZ Jan Kowalski, adres Mickiewicza 1/1, Warszawa reprezentowana przez Jana Kowalskiego”

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą sam jest stroną umowy, a zatem nie używamy słów „firma” (co jest błędne jeszcze z innych powodów), a po prostu wskazujemy przedsiębiorcę z imienia i nazwiska, a dopiero potem dodajemy kolejne elementy, tj. adres, fakt prowadzenia działalności, firmę, numer NIP i REGON.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia ze spółką cywilną, wtedy sytuacja nieco się komplikuje. Spółka cywilna nie jest podmiotem prawa, tzn. nie jest odrębną jednostką, podmiotem prawnym, który może zaciągać zobowiązania. Spółkę cywilną tworzą wspólnicy i to oni są stronami umowy w ramach tej spółki. Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej, a nie sama spółka cywilna.

Są różne szkoły określania reprezentacji przy spółce cywilnej, ale najczęściej przyjmuje się takie same reguły jak przy jednoosobowej działalności gospodarczej, tj. wskazuje się konkretnych wspólników, a następnie zaznacza się, że łącznie działają oni na podstawie umowy spółki cywilnej. Wtedy nie ma wątpliwości, że stroną umowy są wspólnicy, a także że działają oni na w ramach tej umowy jako wspólnicy konkretnej spółki cywilnej. Warto także wskazać NIP i REGON spółki cywilnej oraz adres jej „siedziby”.

Sprawa staje się bardziej skomplikowana przy okazji spółek prawa handlowego. Reprezentację w tym przypadku określa każdorazowo odpowiedni przepis Kodeksu spółek handlowych, a w indywidualnej sprawie niezbędne jest zbadanie informacji zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym. O tym jednak napiszemy w następnym artykule.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Reklamy
Delegacje, Prawo gospodarcze

Obowiązki związane z oddelegowaniem pracownika za granicę

Jeżeli pracodawca oddelegowuje pracownika za granicę, do innego kraju Unii Europejskiej, to powinien spełnić następujące obowiązki:

logo1. Musi uzyskać dla pracownika zaświadczenie A1 w oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zaświadczenie A1 potwierdza zastosowanie do pracownika polskiego systemu ubezpieczeń społecznych na czas oddelegowania. Jeżeli pracownik ma zostać oddelegowany na konkretny okres, wtedy podstawą jego oddelegowania jest art. 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wtedy w zaświadczeniu ZUS wpisze konkretny okres oddelegowania. Jeśli natomiast pracownik ma regularne i stale pracować w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE, wtedy podstawą będzie art. 13 Rozporządzenia 883/2004. Każdorazowo należy odróżnić oddelegowanie (art. 12) od pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE. Jest to bardzo istotne, gdyż wymogi uzyskania zaświadczenia A1 w obu przypadkach są inne.

2. Należy zmienić pracownikowi umowę o pracę. Przede wszystkim należy zmienić miejsce wykonywania pracy. W tym wpisie skupmy się na klasycznym oddelegowaniu za granicę w rozumieniu art. 12 Rozporządzenia 883/2004. Jeśli – dla przykładu – pracownik ma wpisane w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy jako zakład pracodawcy w Polsce, to należy na czas oddelegowania zmienić umowę o pracę wpisując miejsce wykonywania pracy za granicą.

3. Należy uzyskać dla pracownika Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która potwierdza prawo do korzystania na koszt NFZ z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie tymczasowego pobytu na terenie innego państwa członkowskiego UE.

4. Pracodawca musi zapoznać się z przepisami prawa państwa, do którego pracownik jest wysyłany. Oddelegowanie opiera się nie tylko na Rozporządzeniu 883/2004, ale również (a w zasadzie przede wszystkim) na Dyrektywie 96/71/we Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, dyrektywie wdrożeniowej (2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r.) oraz aktach prawnych implementujących te dyrektywy w państwach członkowskich UE. Dyrektywa 96/71/WE nakłada na pracodawców delegujących pracowników za granicę do państw członkowskich UE obowiązek zapewnienia pracownikom wymogów przewidzianych przez prawo państwa, do którego pracownik jest delegowany, dotyczących:
a) maksymalnego okresu pracy i minimalnych okresy wypoczynku;
b) minimalnego wymiaru płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego;
c) wynagrodzenia wraz ze stawką za godziny nadliczbowe;
d) warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej;
e) zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy;
f) środków ochronnych w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
g) równego traktowania kobiet i mężczyzn, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji;
h) warunków zakwaterowania pracowników, w przypadku, gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy;
i) stawek dodatków lub zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.

Wyjątki w zakresie niestosowania lub ograniczonego stosowania wyżej wskazanych wymogów przewidują przepisy dyrektywy 96/71/WE.

5. Pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach obowiązujących dla stosunku pracy w związku z oddelegowaniem. Przekazanie takich informacji wynika z przepisu art. 29 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca informuje pracownika na piśmie o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeśli dany pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo musi poinformować pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca zatem przekazuje pracownikowi informacje o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz o urlopie wypoczynkowym, wynikające z przepisów prawa państwa, do którego pracownik ma być oddelegowany. Pozostałe kwestie takie jak długość okresu wypowiedzenia, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, wynikają z polskich przepisów.

Wyżej wskazane informację należy co do zasady przekazać pracownikowi w momencie zawierania umowy lub w terminie 7 dni od zawarcia. W przypadku zmiany umowy termin wydłuża się do jednego miesiąca (art. 29 ust 3(2) Kodeksu pracy), jednak w przypadku oddelegowania należałoby powiadomić pracownika najpóźniej z dniem wyjazdu, aby dopełnić obowiązek informacyjny we właściwym czasie.

Oczywiście to tylko podstawowe obowiązki pracodawców w związku z oddelegowaniem pracowników za granicę. Przepisy dotyczące delegowania są jednak często na tyle skomplikowane i niejasne, że każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie, aby zabezpieczyć się zarówno przed ewentualnymi roszczeniami organów kontrolnych (zarówno polskich, jak i zagranicznych) oraz ewentualnymi roszczeniami wysyłanych za granicę pracowników.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Delegacje, Poradniki, Prawo gospodarcze

Zagraniczna podróż służbowa czy oddelegowanie?

Zagadnienia dotyczące delegacji, podróży służbowych czy oddelegowania są niezwykle skomplikowane i obszerne. Jednym z podstawowych pytań, jakie zadają sobie pracodawcy wysyłający pracowników za granicę jest to dotyczące zastosowania podróży służbowej albo oddelegowania. Przyjrzyjmy się podstawowym różnicom pomiędzy tymi instytucjami.

Przede wszystkim podróż służbowa została zdefiniowana w przepisach polskiego Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 77 (5) § 1 Kodeksu pracy: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. W przypadku zagranicznej podróży służbowej chodzi oczywiście o wyjazd poza granice kraju i tym samym poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Rzecz jasna ta krótka definicja to za mało, aby odróżnić podróż służbową od oddelegowania (a różnice są znaczące). Z pomocą idzie praktyka stosowania prawa, orzecznictwo i doktryna.

O nas Daniel
www.rybarczyk-kancelaria.pl

Przede wszystkim podróż służbowa powinna odbywać się poza stałe miejsce pracy. Stałe miejsce pracy jednak należałoby odróżnić od miejsca wykonywania pracy, które wpisuje się w umowie (rozważania na temat różnic tych dwóch pojęć przekraczają rozmiary tego wpisu i być może podejmiemy je przy okazji innego artykułu). Krótko mówiąc: jeżeli pracownik wyjeżdża poza stałe miejsce pracy, to mamy pierwszy argument za zastosowaniem podróży służbowej. Pomocne może być określenie miejsca pracy w umowie (choć nie decydujące). Jeżeli np. miejscem pracy pracownika jest obszar województwa mazowieckiego, a pracownik wyjeżdża do Niemiec, to co do zasady opuszcza stałe miejsce pracy. Jeśli jednak w umowie zostało wskazane, że pracownik świadczy pracę w Polsce i Niemczech i jest to normalne, stałe miejsce pracy tego pracownika, to na pewno nie można mówić o podróży służbowej.

W dalszej kolejności należy pamiętać o czasie. Przepisy nie wskazują jakiejś konkretnej cezury czasowej rozdzielającej przebywanie w podróży służbowej i oddelegowaniu. Niektórzy przyjmują czas maksymalnie 3 miesięcy (z Kodeksu pracy – powierzenie pracownikowi innej pracy na maksymalnie 3 miesiące) lub 182 dni (z prawa podatkowego). Jedno jest pewne – aby być w podróży służbowej za granicą nie można być na stałe, ale z drugiej strony nie musi to być jedynie krótki, kilkudniowy wyjazd. Wszystko zależy od danego przypadku.

Najważniejszym aspektem pozwalającym odróżnić podróż służbową od oddelegowania jest incydentalność i nie chodzi tutaj o czas ani o miejsce pracy, tylko o zakres obowiązków. Jeżeli pracownik wyjeżdża za granicę i wykonuje tam obowiązki nietypowe (incydentalne, okazjonalne) dla jego normalnych obowiązków w kraju, to istnieje silna podstawa do tego, aby przyjąć, że przebywa on w podróży służbowej. Dla przykładu: pracownik biurowy zajmujący się sporządzaniem zestawień sprzedaży wyjeżdża do Włoch w celu brania udziału w negocjacjach z potencjalnym kontrahentem swojego pracodawcy, a jednocześnie takie zadanie nie znajduje się w zakresie jego normalnych obowiązków. Z drugiej strony, jeżeli pracownik zajmuje się marketingiem w Polsce i jedzie np. do Czech, żeby robić dokładnie to samo, to trudno przyjąć, że przebywa w podróży służbowej (choć nie należy i takiej koncepcji od razu przekreślać).

W podroży służbowej ważny jest także sam element „podróży”. Podróży służbowa powinna polegać na przemieszczaniu się. Jeśli zatem pracownik jest wysyłany w dane miejsce i przebywa tam przez dłuższy czas oraz dodatkowo wykonuje te same lub podobne obowiązki jak w Polsce, to ciężko będzie wykazać, że przebywa w podróży służbowej.

Oddelegowanie zatem charakteryzuje się przeciwnymi cechami aniżeli podróż służbowa. Pracownik oddelegowany to taki pracownik, który pracuje za granicą jako w swoim normalnym miejscu pracy, wykonuje za granicą swoje standardowe obowiązki i przebywa tam przez dłuższy czas.

Pamiętajmy jednak, że wszystkie wyżej przedstawione argumenty to tylko pewien schemat. Wielokrotnie wyjazdy pracowników za granicę spełniają niektóre elementy charakterystyczne dla podróży służbowych, a innych nie spełniają. Wtedy dopiero pojawia się konieczność dokładnego zbadania sprawy, gdyż rozróżnienie podróży służbowej i oddelegowania ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia teoretycznego, ale także praktycznego i finansowego, ale ten temat poruszymy w następnych wpisach.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Poradniki, Prawo cywilne, Prawo gospodarcze

Skuteczna windykacja należności

Windykacja jest bardzo szerokim pojęciem i niejednokrotnie kojarzonym bardzo pejoratywnie. Zapewne bierze się to stąd, że wielu z nas ma jakiś dziwny lęk czy wstyd przed upominaniem się o swoje. Jeśli jednak prowadzimy swój biznes, to nasze dochody są jednym z najważniejszych czynników, które gwarantują rozwój firmy. Dlatego jeśli mamy do czynienia z dłużnikiem, który nie płaci, nie należy zwlekać, ale podjąć zaplanowane i skuteczne działania celem odzyskania swojej należności.

W naszej kancelarii praktycznie dla każdego Klienta – przedsiębiorcy prowadzimy lub prowadziliśmy działania windykacyjne. Strategia takiej windykacji opiera się na trzech zasadniczych filarach:

  1. Wszystko w oparciu o przepisy prawa i etyki
  2. Szybkość działań
  3. Sąd to ostateczność, ale czasem konieczna

Wszystko w oparciu o przepisy prawa i etyki

Windykacja nie może przybierać form niezgodnych z prawem, zasadami etyki czy też ogólnie przyjętymi zasadami współżycia społecznego. Jest oczywiste, że wierzycielowi należy się zaspokojenie jego roszczenia, jednak jeśli po drugiej stronie mamy kogoś nieuczciwego lub kogoś, kto nas ignoruje, to nie starajmy się być takim, jak on. Strategia windykacji stosowana przez naszą Kancelarię nigdy nie zakłada np. nachodzenia dłużników czy też nękania ich telefonami. Pamiętajmy, że radca prawny musi stosować się do zasad etyki radcy prawnego. Wszelkie działania radcy prawnego muszą zatem opierać się na wiążących go normach oraz przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Wielu z wierzycieli niestety stara się na własną rękę stosować inne reguły odzyskiwania swoich długów przez co niejednokrotnie sami popadają w kłopoty związane z oskarżeniami o zniesławienie, pomówienie czy też naruszenie dóbr osobistych. Nie zalecamy stosowania takich sposobów, gdyż najczęściej – abstrahując od prawnego i etycznego aspektu – stanowią one drogę donikąd.

Szybkość działań

cropped-logo.pngDziałanie w oparciu o przepisy prawa i etyki nie oznacza opieszałości. W windykacji nie warto zwlekać. Jeśli ktoś nie płaci, to istnieje prawdopodobieństwo, że za chwilę ogłosi upadłość lub będzie podmiotem postępowanie sanacyjnego. A może, będąc świadomym ilości swoich długów, stara się ukryć majątek albo zbyć jego elementy na rzecz członków rodziny? Ukrywanie majątku nie jest sposobem na wyjście z długów, gdyż wierzyciel w takich sytuacjach zawsze dysponuje bronią w postaci tzw. skargi pauliańskiej, jednak angażowanie się w kolejne procesy sądowe na pewno nie przyspieszy windykacji długów.

Dlatego, jeśli widzimy, że nasz dłużnik nie płaci i nie zamierza zapłacić, od razu zaplanujmy działania i określmy terminy kolejnych etapów windykacji. Każdy tydzień zwłoki w ogólnym rozrachunku może okazać się zgubny w skutkach dla nas i naszego portfela. Dlatego od razu wystosujmy krótkie, jasne wezwanie do zapłaty. Jednocześnie sprawdźmy czy dłużnik nie ogłosił upadłości oraz (jeśli jest przedsiębiorcą) nadal jest aktywny w CEIDG lub KRS. Jeśli dłużnik podejmuje z nami korespondencję, która ewidentnie jest nakierowana na „kupienie czasu”, nie dajmy się wciągnąć w tę grę! Wtedy być może jedynym rozwiązaniem okaże się skierowanie sprawy do Sądu.

Sąd to ostateczność, ale czasem konieczna

Jeżeli działania przedsądowe i polubowne nie pomagają, należy skierować sprawę do Sądu. Niestety coraz więcej dłużników nie reaguje na przedsądowe wezwania do zapłaty i monity. Oczywiście przyczyny tego stanu rzeczy mogą być różne, często niezależne od samych dłużników. Zupełnie inną sytuacją jest, gdy dłużnik otwarcie przyznaje, że obecnie nie posiada środków finansowych na zaspokojenie wierzytelności. Wtedy ewentualnie można rozważyć odroczenie płatności albo zawarcie ugody i rozłożenie płatności na raty. Jednak milczenie bardzo często może świadczyć o próbie ugrania czasu. Wtedy rozwiązania sądowe mogą okazać się niezbędne. Pamiętajmy, że sprawy dotyczące zapłaty należności pieniężnych najczęściej rozstrzygane są w postępowaniu upominawczym poprzez wydanie przez Sąd nakazu zapłaty. Jeżeli dłużnik nie wniesie sprzeciwu od nakazu zapłaty w ustawowym terminie, nakaz zapłaty staje się prawomocny i można wystąpić o nadanie mu klauzuli wykonalności, a następnie rozpocząć działania egzekucyjne. Niech nie zniechęcają nas koszty postępowania oraz konieczność czekania na rozpoznanie sprawy. Pamiętajmy, że etap sądowy jest po prostu kolejnym etapem windykacji.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa czy ochrona informacji poufnych?

Zawierając tzw. umowę o zachowanie poufności bardzo często mamy kłopot ze zredagowaniem pojęć i definicji. Wiele podobnych umów jest tworzonych niejako w oderwaniu od przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz uregulowań tej ustawy dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie jest to błąd przekreślający samą ochronę poufności, jednak jeśli chcemy chronić nasze „informacje poufne” musimy mieć świadomość, gdzie znajduje się źródło ochrony tych informacji.

Otóż tym źródłem jest ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przepisy art. 11 tej ustawy wprowadzają ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacje objęte tą tajemnicą są zatem chronione już z mocy samego prawa (o ile dołożymy należytej staranności przy zapewnieniu ich poufności). Nawet jeśli w umowie o zachowaniu poufności nie odwołamy się do przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czy też w treści samej umowy nie padnie magiczne pojęcie „tajemnicy przedsiębiorstwa”, to wcale nie oznacza, że nasza umowa nadaje się do kosza. W przypadku sporu to Sąd oceni czy należycie chronimy naszą tajemnicę i czy zasługujemy na ochronę w oparciu o przepisy ustawy.

Logo JPG

Pamiętajmy również, że istnieje zasada swobody umów. Można umówić się o wszystko, o ile nie jest to sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego i naturze samego stosunku umownego. Jeśli zatem nasza umowa o zachowaniu poufności określa wyraźnie prawa i obowiązki stron, to jak najbardziej wiąże, nawet w oderwaniu od przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, choć każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.

Jak się zatem najlepiej zabezpieczyć? Nasza umowa powinna jak najszerzej chronić informacje niejawne, ale nie stronić od odniesienia się do przepisów ustawowych. W końcu sama definicja tajemnicy przedsiębiorstwa, którą analizowaliśmy w poprzednich artykułach, wymaga dołożenia należytej staranności przy podejmowaniu ochrony poufności. Jeśli zatem połączymy naszą świadomość rozwiązań ustawowych z zapewnieniem tej ochrony w postaci dobrze skonstruowanej umowy, z pewnością nasz poziom bezpieczeństwa wzrośnie. W treści samej umowy zatem nie unikajmy odniesień do tajemnicy przedsiębiorstwa i jej definicji. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, abyśmy (w ramach swobody umów) dodali coś od siebie. Najważniejsze jest dokładne określenie zakresu poufności tj. jakie informacje uznajemy za poufne. Oczywiście nie mamy tutaj pełnej dowolności, gdyż nie możemy np. uznać za poufne danych, które są publicznie dostępne. Opracowanie, choćby przykładowej, listy takich informacji na pewno pozwoli sprecyzować zakres poufności i pozwoli uniknąć wątpliwości interpretacyjnych.

Podsumowując: pojęcie „informacji poufnych” nie jest pojęciem ustawowym. Pojęciem ustawowym jest natomiast „tajemnica przedsiębiorstwa”. Oba pojęcia nie zawsze muszą być ze sobą całkowicie tożsame, ale niejednokrotnie ich zakres przedmiotowy się pokrywa. W sporządzaniu umów o zachowaniu poufności pamiętajmy jednak o przepisach ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, gdyż mogą one nam pomóc w dobrym zredagowaniu umów i zabezpieczeniu swoich informacji niejawnych.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Prawo gospodarcze

Zwyczajne zgromadzenie wspólników – także w trybie obiegowym

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, a przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

1)  rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;

2)  powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 ksh sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;

3)  udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Dotychczas podjęcie uchwał w/w sprawach wymagało uprzedniego wspólnego rozpatrzenia tych spraw (o których mowa w art. 231 § 2 ksh) przez zgromadzenie. Do 1 marca 2019 r. obowiązywał bowiem zakaz rozstrzygania o sprawach pozostających wyłącznie w kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników poza zgromadzeniem (art. 231 § 4 ksh w brzmieniu przed nowelizacją).

Natomiast od 1 marca 2019 r. zwyczajne zgromadzenia dotyczące podejmowania uchwał również będą mogą odbywać się w tzw. trybie obiegowym, jeżeli:

  • wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte albo
  • wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na głosowanie pisemne.

Na podstawie art. 18 pkt 7 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym z dnia 9 listopada 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2244) został uchylony art. 231 § 4 ksh. Oznacza to, że został zniesiony zakaz podejmowania uchwał w trybie obiegowym na zwyczajnym zgromadzeniu. Jednakże, zgodnie z treścią art. 227 § 2 ksh, skorzystanie z trybu obiegowego będzie wymagało zgody wszystkich wspólników.

cropped-logo_-blog.jpg

 

Poradniki, Prawo gospodarcze, Tajemnica przedsiębiorstwa

Jak ochronić tajemnicę przedsiębiorstwa przed nieuczciwymi pracownikami?

W jednym z ostatnich wpisów poruszyliśmy bardzo ogólnie temat tajemnicy przedsiębiorstwa. Ta tematyka jest niezwykle obszerna, mimo że przepisy ją regulujące wydają się dosyć lakoniczne (choć ostatnia nowelizacja ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nieco skomplikowała dotychczasowe regulacje i wprowadziła konieczność nowego podejścia do tajemnicy przedsiębiorstwa).

W tym wpisie nie chcemy jednak skupiać się na analizie poszczególnych elementów definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, czasie trwania nakazu poufności czy też różnych poglądach doktryny i orzecznictwa. Skupmy się na praktyce.

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników musi wiedzieć, że zawsze istnieje ryzyko wycieku danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Taki wyciek może być zarówno efektem działań lub zaniechań obecnych pracowników, jak też i nieuczciwych zachowań byłych pracowników. Najczęściej do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa dochodzi przez osoby, z którymi zakończyliśmy już współpracę. Bardzo często byli pracownicy zakładają swoją własną działalność gospodarczą o podobnych profilu do byłego pracodawcy albo zatrudniają się u pracodawcy – konkurenta. Zatrudnienie u konkurenta nie jest niedopuszczalne (chyba, że byłego pracownika wiąże umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy) a bardzo często wynika po prostu z tego, że nasi pracownicy posiadają wiedzę i doświadczenie w danej branży i chcą kontynuować swoją karierę w takim samym segmencie gospodarczym. Nie oznacza to jednak, że w swoich zachowaniach mogą sobie pozwolić na całkowitą dowolność. Nie bez powodu z roku na rok w naszym kraju wzrasta świadomość przedsiębiorców i pracowników odnośnie tego, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i jak dużą wagę należy przywiązywać do jej ochrony. Mimo to, wielu byłych pracowników, mając świadomość, że w trakcie trwania zatrudnienia u byłych pracodawców mieli dostęp do informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, ujawnia lub wykorzystuje tę tajemnicę, myśląc, że nikt nie będzie w stanie udowodnić im winy. Takie myślenie może być jednak zgubne.

Oczywiście, procesy o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa przeciwko byłym pracownikom bardzo często są trudne dowodowo dla każdej ze stron, w szczególności dla byłego pracodawcy – powoda. Nie zmienia to jednak faktu, że w postępowaniu cywilnym nie ma zamkniętego katalogu dowodów, a dowodem jest każdy fakt mający istotne znaczenie dla sprawy. Dlatego jeśli chcemy być przygotowani na ewentualny proces przeciwko byłemu nieuczciwemu pracownikowi, musimy przede wszystkim postawić na profilaktykę. Profilaktyka w tym przypadku oznacza wprowadzenie stosownych i starannych procedur, które umożliwią zarówno ochronę naszej tajemnicy na bieżąco, jak też pozwolą nam zgromadzić materiał dowodowy na wypadek ewentualnego sporu sądowego.

Podstawą jest na pewno określenie, co tak naprawdę stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w naszym przypadku. Przypomnijmy sobie definicję tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Ustawa nie zawiera katalogu informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie byłoby to zresztą technicznie możliwe. Każda branża, a nawet każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę działalności – w jednym przedsiębiorstwie jakaś informacja będzie stanowiła tajemnicę, a w drugim już nie. Ponadto szybki rozwój techniki i innowacje gospodarcze oraz marketingowe sprawiają, że jakakolwiek ustalona z góry lista danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa ulegałaby ciągłej dezaktualizacji.

Dla przykładu, posiłkując się dorobkiem orzecznictwa, można wymienić kilka przykładów informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa: treści umów handlowych, know – how, listy (bazy) klientów, dane klientów, dane dostawców, metody marketingowe, metody pozyskiwania klientów, prawa autorskie, przebieg negocjacji biznesowych, stan finansów przedsiębiorstwa, plany rozwoju przedsiębiorstwa, stosowane ceny transakcyjne czy też stosowane rabaty.

Należy jednak pamiętać, że aby jakakolwiek informacja mogła zostać uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, musi mieć ona charakter niejawny, tj. nie może być dostępna dla szerokiego grona odbiorców, w tym dla osób zwykle zajmujących się tym rodzajem informacji. Jeśli zatem mamy ustalone jakieś plany rozwoju naszego przedsiębiorstwa, ale chwalimy się nimi na stronie internetowej firmy, wtedy takie plany nie mogą być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Z drugiej strony – jeżeli posiadamy listę klientów zgromadzoną w systemach informatycznych zabezpieczonych hasłem, która jest naszym tworem i zawiera uszeregowane dane, które pozwalają nam utrzymywać stałe kontakty z klientami i ich obsługiwać, wtedy może być ona uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile dbamy o niejawność tej listy. Niejawność danych jest zatem kluczowym aspektem przy ocenie czy mamy do czynienia z tajemnicą przedsiębiorstwa czy też nie. Dbanie o niejawność informacji jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Zabezpieczenia i ograniczenia dostępności informacji powinny mieć zarówno charakter techniczny, jak i formalny. Powinniśmy stosować nie tylko faktyczną i rzeczywistą ochronę danych (hasła dostępu, zamykane pomieszczenia, gradacja dostępności danych), ale również odbierać od pracowników stosowne oświadczenia, zawierać szczegółowe umówy o zachowanie poufności i wprowadzać regulaminy poufności.

Wskazane wyżej wymogi są istotne nie tylko z punktu widzenia konieczności zapewnienia niejawności, ale też ze względu na spełnienie ustawowych wymogów dochowania należytej staranności w celu utrzymania informacji w poufności. Sam ustawodawca zatem nakłada na przedsiębiorcę obowiązek podjęcia wszelkich dostępnych działań w celu ochrony swojej tajemnicy przedsiębiorstwa. W razie sporu sądowego należy zatem dysponować stosownymi dowodami, które pozwolą nam wykazać, że dochowaliśmy należytej staranności przy utrzymaniu poufności informacji.

Co jeśli dojdzie już do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa? Nasza reakcja powinna być natychmiastowa. Nie powinniśmy pozostawiać naruszenia tajemnicy bez odzewu. Zacznijmy od wezwania do zaniechania dokonywania naruszeń, a jeśli to nie pomoże – skierujmy sprawę do sądu. Przygotujmy się jednak na trudną batalię, gdyż tego typu sprawy – jako sprawy trudne dowodowo – wymagają przeprowadzenia szczegółowego postępowania dowodowego, w którym potrzebne będą nie tylko dowody z dokumentów, ale bardzo często przydadzą się zeznania świadków (innych pracowników, klientów itd.), opinie biegłych (np. z zakresu informatyki śledczej, rachunkowości, reklamy) czy też dowody z innych dokumentów (nagrań rozmów, zdjęcia itd.). Zanim wytoczmy powództwo, solidnie przygotujmy się pod względem dowodowym i opracujmy strategię działania procesowego. Jeśli mamy do czynienia z byłym pracownikiem, który zatrudnił się u kogoś innego, rozważmy pozwanie pracownika i jego nowego pracodawcy (jeżeli skorzystał on z ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa przez nielojalnego pracownika). Warto od początku w pozwie podkreślić, że pracownik, naruszając tajemnicę przedsiębiorstwa, działał z winy umyślnej – wtedy unikniemy zarzutu, że za szkodę wyrządzoną przez byłego pracownika odpowiada jego obecny pracodawca.

Walka z nielojalnym pracownikiem to niezwykle skomplikowany temat – zarówno pod względem dowodowym, jak i prawnym. Dorobek orzecznictwa dotyczący tajemnicy przedsiębiorstwa jest dosyć obszerny, choć i tak nadal zbyt skromny. Pracodawcy niestety bardzo rzadko myślą o ochronie swojej tajemnicy, a gdy mleko się już wyleje, nagle okazuje się, że brak jest podstaw do ochrony interesów przedsiębiorstwa. Dlatego bądźmy mądrzy przed szkodą.

cropped-logo_-blog.jpg