Delegacje, Prawo gospodarcze

Diety w delegacji

O nas Daniel
www.rybarczyk-kancelaria.pl

Wielu pracodawców delegujących swoich pracowników za granicę pyta czy powinni wypłacać pracownikom diety. Ten problem był już wielokrotnie rozważany w orzecznictwie Sądu Najwyższego i sądów powszechnych.

Należy pamiętać, że pojęcie delegacji nie jest jednoznaczne. Terminem „delegacja” posługuje się dyrektywa 96/71/WE, jednak jednocześnie dyrektywa nie łączy tego pojęcia z koniecznością uzyskania zaświadczenia A1.

W celu uproszczenia analizy przedstawionego problemu, należy rozróżnić dwa sposoby wysyłania pracowników za granicę: w formie podróży służbowej oraz w formie delegacji w oparciu o zaświadczenie A1 (jako oddelegowanie w rozumieniu art. 12 Rozporządzenia 883/2004 lub pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich w rozumieniu art. 13 Rozporządzenia 883/2004). Jest to bardzo istotne, gdyż zasada wynikająca z dotychczasowego dorobku orzecznictwa jest taka, że albo mamy do czynienia z podróżą służbową albo z delegacją w oparciu o zaświadczenie A1. Innymi słowy – jeżeli uzyskaliśmy dla pracownika zaświadczenie A1, to nie możemy go wysłać za granicę w ramach podróży służbowej. Prowadzi to do prostego wniosku: w przypadku delegacji na podstawie zaświadczenia A1 nie wypłacamy diet. Diety są domeną podróży służbowych. a nie delegacji na podstawie A1. Wyraźnie zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 stycznia 2015 r. (II UK 205/13): „Odnosząc się do głównego wątku skargi kasacyjnej, wyrażonego tak w zarzutach naruszenia prawa procesowego, jak i prawa materialnego, a dotyczącego nieprawidłowego uznania przez Sąd drugiej instancji, że poświadczenie przez ZUS stosowania polskiego systemu ubezpieczeń społecznych na formularzu E-101 (obecnie A1) wyklucza możliwość stwierdzenia, że pracownik, którego dotyczy to potwierdzenie, przebywa w zagranicznej podróży służbowej, należy w pełni podzielić stanowisko zaprezentowane przez Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 14 listopada 2013 r., II UK 204/13, zgodnie z którym potwierdzenie okoliczności wykonywania pracy za granicą na podstawie czasowego oddelegowania wyklucza możliwość zakwalifikowania tej sytuacji jako podróży służbowej”. Podobnie stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 2 grudnia 2014 r. (II UK 206/13), Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 14 października 2015 r. (III AUa 329/15) oraz Sąd Okręgowy w Gliwicach w wyroku z dnia 9 kwietnia 2014 r. (VIII U 2777/13).

Przedstawiony pogląd poparty niemal jednolitym orzecznictwem Sądu Najwyższego i sądów powszechnych jest istotny z punktu widzenia oskładkowania i opodatkowania diet. Jedynie w przypadku podróży służbowych można korzystać ze zwolnienia w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i podatków. Jeżeli natomiast wypłaciliśmy pracownikowi dietę w ramach delegacji opartej na zaświadczeniu A1, wtedy zwolnienie nie obowiązuje. Przedstawiony problem nie ma zatem jedynie znaczenia teoretycznego, ale wywołuje bardzo istotne skutki praktyczne i finansowe.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pracownikowi, dla którego uzyskano zaświadczenie A1 wypłacić jakieś świadczenie na poczet wyjazdu za granicę, jednak takie ustalenia mogą zapaść tylko między stronami stosunku pracy w ramach swobody umów. Takie umówione opłaty nie będą jednak korzystały ze zwolnień. Tylko w przypadku podróży służbowych dojdzie do wyłączenia diet z podstawy wymiaru składek.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Reklamy
Delegacje, Prawo gospodarcze

Obowiązki związane z oddelegowaniem pracownika za granicę

Jeżeli pracodawca oddelegowuje pracownika za granicę, do innego kraju Unii Europejskiej, to powinien spełnić następujące obowiązki:

logo1. Musi uzyskać dla pracownika zaświadczenie A1 w oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zaświadczenie A1 potwierdza zastosowanie do pracownika polskiego systemu ubezpieczeń społecznych na czas oddelegowania. Jeżeli pracownik ma zostać oddelegowany na konkretny okres, wtedy podstawą jego oddelegowania jest art. 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wtedy w zaświadczeniu ZUS wpisze konkretny okres oddelegowania. Jeśli natomiast pracownik ma regularne i stale pracować w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE, wtedy podstawą będzie art. 13 Rozporządzenia 883/2004. Każdorazowo należy odróżnić oddelegowanie (art. 12) od pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE. Jest to bardzo istotne, gdyż wymogi uzyskania zaświadczenia A1 w obu przypadkach są inne.

2. Należy zmienić pracownikowi umowę o pracę. Przede wszystkim należy zmienić miejsce wykonywania pracy. W tym wpisie skupmy się na klasycznym oddelegowaniu za granicę w rozumieniu art. 12 Rozporządzenia 883/2004. Jeśli – dla przykładu – pracownik ma wpisane w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy jako zakład pracodawcy w Polsce, to należy na czas oddelegowania zmienić umowę o pracę wpisując miejsce wykonywania pracy za granicą.

3. Należy uzyskać dla pracownika Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która potwierdza prawo do korzystania na koszt NFZ z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie tymczasowego pobytu na terenie innego państwa członkowskiego UE.

4. Pracodawca musi zapoznać się z przepisami prawa państwa, do którego pracownik jest wysyłany. Oddelegowanie opiera się nie tylko na Rozporządzeniu 883/2004, ale również (a w zasadzie przede wszystkim) na Dyrektywie 96/71/we Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, dyrektywie wdrożeniowej (2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r.) oraz aktach prawnych implementujących te dyrektywy w państwach członkowskich UE. Dyrektywa 96/71/WE nakłada na pracodawców delegujących pracowników za granicę do państw członkowskich UE obowiązek zapewnienia pracownikom wymogów przewidzianych przez prawo państwa, do którego pracownik jest delegowany, dotyczących:
a) maksymalnego okresu pracy i minimalnych okresy wypoczynku;
b) minimalnego wymiaru płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego;
c) wynagrodzenia wraz ze stawką za godziny nadliczbowe;
d) warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej;
e) zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy;
f) środków ochronnych w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
g) równego traktowania kobiet i mężczyzn, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji;
h) warunków zakwaterowania pracowników, w przypadku, gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy;
i) stawek dodatków lub zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.

Wyjątki w zakresie niestosowania lub ograniczonego stosowania wyżej wskazanych wymogów przewidują przepisy dyrektywy 96/71/WE.

5. Pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach obowiązujących dla stosunku pracy w związku z oddelegowaniem. Przekazanie takich informacji wynika z przepisu art. 29 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca informuje pracownika na piśmie o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeśli dany pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo musi poinformować pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca zatem przekazuje pracownikowi informacje o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz o urlopie wypoczynkowym, wynikające z przepisów prawa państwa, do którego pracownik ma być oddelegowany. Pozostałe kwestie takie jak długość okresu wypowiedzenia, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, wynikają z polskich przepisów.

Wyżej wskazane informację należy co do zasady przekazać pracownikowi w momencie zawierania umowy lub w terminie 7 dni od zawarcia. W przypadku zmiany umowy termin wydłuża się do jednego miesiąca (art. 29 ust 3(2) Kodeksu pracy), jednak w przypadku oddelegowania należałoby powiadomić pracownika najpóźniej z dniem wyjazdu, aby dopełnić obowiązek informacyjny we właściwym czasie.

Oczywiście to tylko podstawowe obowiązki pracodawców w związku z oddelegowaniem pracowników za granicę. Przepisy dotyczące delegowania są jednak często na tyle skomplikowane i niejasne, że każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie, aby zabezpieczyć się zarówno przed ewentualnymi roszczeniami organów kontrolnych (zarówno polskich, jak i zagranicznych) oraz ewentualnymi roszczeniami wysyłanych za granicę pracowników.

cropped-logo_-blog-1.jpg

Delegacje, Poradniki, Prawo gospodarcze

Zagraniczna podróż służbowa czy oddelegowanie?

Zagadnienia dotyczące delegacji, podróży służbowych czy oddelegowania są niezwykle skomplikowane i obszerne. Jednym z podstawowych pytań, jakie zadają sobie pracodawcy wysyłający pracowników za granicę jest to dotyczące zastosowania podróży służbowej albo oddelegowania. Przyjrzyjmy się podstawowym różnicom pomiędzy tymi instytucjami.

Przede wszystkim podróż służbowa została zdefiniowana w przepisach polskiego Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 77 (5) § 1 Kodeksu pracy: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. W przypadku zagranicznej podróży służbowej chodzi oczywiście o wyjazd poza granice kraju i tym samym poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Rzecz jasna ta krótka definicja to za mało, aby odróżnić podróż służbową od oddelegowania (a różnice są znaczące). Z pomocą idzie praktyka stosowania prawa, orzecznictwo i doktryna.

O nas Daniel
www.rybarczyk-kancelaria.pl

Przede wszystkim podróż służbowa powinna odbywać się poza stałe miejsce pracy. Stałe miejsce pracy jednak należałoby odróżnić od miejsca wykonywania pracy, które wpisuje się w umowie (rozważania na temat różnic tych dwóch pojęć przekraczają rozmiary tego wpisu i być może podejmiemy je przy okazji innego artykułu). Krótko mówiąc: jeżeli pracownik wyjeżdża poza stałe miejsce pracy, to mamy pierwszy argument za zastosowaniem podróży służbowej. Pomocne może być określenie miejsca pracy w umowie (choć nie decydujące). Jeżeli np. miejscem pracy pracownika jest obszar województwa mazowieckiego, a pracownik wyjeżdża do Niemiec, to co do zasady opuszcza stałe miejsce pracy. Jeśli jednak w umowie zostało wskazane, że pracownik świadczy pracę w Polsce i Niemczech i jest to normalne, stałe miejsce pracy tego pracownika, to na pewno nie można mówić o podróży służbowej.

W dalszej kolejności należy pamiętać o czasie. Przepisy nie wskazują jakiejś konkretnej cezury czasowej rozdzielającej przebywanie w podróży służbowej i oddelegowaniu. Niektórzy przyjmują czas maksymalnie 3 miesięcy (z Kodeksu pracy – powierzenie pracownikowi innej pracy na maksymalnie 3 miesiące) lub 182 dni (z prawa podatkowego). Jedno jest pewne – aby być w podróży służbowej za granicą nie można być na stałe, ale z drugiej strony nie musi to być jedynie krótki, kilkudniowy wyjazd. Wszystko zależy od danego przypadku.

Najważniejszym aspektem pozwalającym odróżnić podróż służbową od oddelegowania jest incydentalność i nie chodzi tutaj o czas ani o miejsce pracy, tylko o zakres obowiązków. Jeżeli pracownik wyjeżdża za granicę i wykonuje tam obowiązki nietypowe (incydentalne, okazjonalne) dla jego normalnych obowiązków w kraju, to istnieje silna podstawa do tego, aby przyjąć, że przebywa on w podróży służbowej. Dla przykładu: pracownik biurowy zajmujący się sporządzaniem zestawień sprzedaży wyjeżdża do Włoch w celu brania udziału w negocjacjach z potencjalnym kontrahentem swojego pracodawcy, a jednocześnie takie zadanie nie znajduje się w zakresie jego normalnych obowiązków. Z drugiej strony, jeżeli pracownik zajmuje się marketingiem w Polsce i jedzie np. do Czech, żeby robić dokładnie to samo, to trudno przyjąć, że przebywa w podróży służbowej (choć nie należy i takiej koncepcji od razu przekreślać).

W podroży służbowej ważny jest także sam element „podróży”. Podróży służbowa powinna polegać na przemieszczaniu się. Jeśli zatem pracownik jest wysyłany w dane miejsce i przebywa tam przez dłuższy czas oraz dodatkowo wykonuje te same lub podobne obowiązki jak w Polsce, to ciężko będzie wykazać, że przebywa w podróży służbowej.

Oddelegowanie zatem charakteryzuje się przeciwnymi cechami aniżeli podróż służbowa. Pracownik oddelegowany to taki pracownik, który pracuje za granicą jako w swoim normalnym miejscu pracy, wykonuje za granicą swoje standardowe obowiązki i przebywa tam przez dłuższy czas.

Pamiętajmy jednak, że wszystkie wyżej przedstawione argumenty to tylko pewien schemat. Wielokrotnie wyjazdy pracowników za granicę spełniają niektóre elementy charakterystyczne dla podróży służbowych, a innych nie spełniają. Wtedy dopiero pojawia się konieczność dokładnego zbadania sprawy, gdyż rozróżnienie podróży służbowej i oddelegowania ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia teoretycznego, ale także praktycznego i finansowego, ale ten temat poruszymy w następnych wpisach.

cropped-logo_-blog-1.jpg