Prawo gospodarcze

Jak wdrożyć RODO w firmie? 10 kroków

Wdrożenie RODO to dla wielu przedsiębiorców swoista „droga przez mękę”. Nowe przepisy dotyczące danych osobowych zmieniają podejście odnośnie przetwarzania oraz ochrony tych danych i nakładają na administratorów szereg niejednokrotnie uciążliwych obowiązków. Kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO są niebotyczne, a więc przed 25 maja 2018 r. każdy przedsiębiorca dwoił się i troił, aby sprostać wymaganiom unijnego rozporządzenia. Jeśli jednak jeszcze nie do końca zainteresowało Cię RODO albo chcesz ulepszyć i kontynuować dotychczasowy proces wdrożeniowy, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie! Oto 10 kroków wdrożenia RODO przygotowanych przez naszą kancelarię.

  1. Zlokalizuj przetwarzane dane osobowe

logoW celu podjęcia jakichkolwiek kroków odnośnie wdrożenia RODO lub poprawy procedury wdrożeniowej, należy dokładnie zbadać, gdzie są zlokalizowane dane osobowe w naszym przedsiębiorstwie. Czasami nawet nie zastanawiamy się nad tym, że dane osobowe mogą być dosłownie wszędzie. Przecież dziennie wysyłamy od kilku do kilkunastu maili do różnych osób, a wiele z adresów mailowych odbiorców naszych wiadomości składa się z imion i nazwisk. Podpisujemy umowy, zatrudniamy pracowników, prowadzimy bazy klientów i kontrahentów, rozmawiamy z potencjalnymi partnerami biznesowymi, wysyłamy oferty. Te wszystkie czynności praktycznie zawsze są ściśle związane z danymi osobowymi. Zastanówmy się zatem, jakie dane osobowe są przetwarzane w naszej firmie, gdzie się one znajdują, a także czy przetwarzamy je legalnie oraz czy nie przetwarzamy ich „ponad miarę” – jednym słowem – zanim wdrożymy RODO, musimy choć trochę poznać podstawy nowych zasad przetwarzania danych osobowych, a zatem jednocześnie realizując punkt 1, choć wstępnie popracować nad punktem 2.

Jeżeli wdrożyliśmy już w sposób podstawowy reguły prawne stosowania RODO, nie zapominajmy, aby nadal kontrolować przepływ danych w naszej firmie. Oczywiście nie chodzi o ciągły nadzór, który sparaliżuje funkcjonowanie naszego biznesu i pochłonie nas bez reszty. Należy stale przyglądać się, w jaki sposób obchodzimy się z danymi, a także pilnować, aby nasz personel również był świadomy, że dane osobowe są przedmiotem ochrony.

  1. Zdobądź wiedzę i podnieś świadomość

Nie da się stosować RODO bez wiedzy i świadomości. W poprzednim stanie prawnym, ochrona danych osobowych była traktowana nieco po macoszemu. Obecnie, w szczególności z uwagi na wysokie kary za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z RODO, każdy administrator niejako został zmuszony do podniesienia swojej  świadomości odnośnie przepisów regulujących prawo danych osobowych.

Wiedza i świadomość to podstawa wdrożenia i stosowania RODO. Nawet najdokładniej sporządzona dokumentacja i najlepsza polityka ochrony danych osobowych nic nie da, jeżeli administrator nie posiada odpowiedniej wiedzy odnośnie danych osobowych. Nowe przepisy dotyczące danych osobowych wymuszają podniesienie swojej świadomości. Trzeba wiedzieć, w jaki sposób trzeba zachować się w danej sytuacji, jak odpowiadać na żądania osób, których dane są przetwarzane, jak działać w przypadku wystąpienia incydentów związanych z danymi osobowymi. Bez tej wiedzy, nie ma sensu zabierać się za wdrażanie RODO czy też ulepszanie naszej dotychczasowej dokumentacji.

  1. Zleć przeprowadzenie audytu

Audyt jest niezbędny w celu ustalenia, jakie rozwiązania z dotychczas przez nas stosowanych są prawidłowe, a jakie wymagają poprawy lub ulepszeń. Co do zasady audyt składa się z dwóch części: audytu właściwego i wniosków (zaleceń) po audycie właściwym. Najpierw audytor powinien przeprowadzić dokładny wywiad z administratorem danych osobowych lub jego przedstawicielami. Niejednokrotnie rozmowa powinna odbyć się również z personelem administratora. Audyt powinien obejmować między innymi kontrolę przepływu danych osobowych w przedsiębiorstwie, stosowanej dokumentacji i rozwiązań, ocenę ryzyka w przetwarzaniu danych osobowych oraz dopasowanie treści dokumentacji.

Audyt jest podstawą do wdrożenia dokumentacji i procedur działania. Wyniki audytu powinny być podstawą do zmiany podejścia odnośnie przetwarzania danych osobowych, udoskonalania dotychczas wprowadzonych rozwiązań oraz podniesienia świadomości. Jeżeli audytor zajmuje się jednocześnie wdrożeniem reguł stosowania RODO w naszej firmie, wyniki audytu będą dla niego podstawą do stworzenia dokumentacji, opracowania wzorów odpowiednich rejestrów, a finalnie – przeprowadzenia szkolenia dotyczącego ochrony danych osobowych.

Audytu nigdy nie należy traktować jako „zło konieczne” – nie ma on na celu jedynie proste wytknięcie naszych błędów, ale stanowi podstawę do zastosowania lepszych i skuteczniejszych rozwiązań.

  1. Oceń ryzyko

Ochrona danych osobowych opiera się na ciągłej ocenie ryzyka. Zadaniem administratora w toku przetwarzania danych osobowych jest ocena czy operacje, jakie są wykonywane na danych osobowych nie stwarzają zbyt dużego ryzyka naruszenia praw osób. RODO wprowadza bezwzględny obowiązek oceny ryzyka dla pewnej grupy podmiotów, jednak najlepiej, aby każdy administrator dokonywał regularnej oceny ryzyka. Jeżeli ryzyko jest zbyt duże, należy podjąć szybkie lub wręcz natychmiastowe działania zmierzające do obniżenia poziomu ryzyka.

Ocena ryzyka i jego obniżanie to niejednokrotnie bardzo skomplikowana i trudna do uchwycenia procedura, w którą zaangażowany powinien być cały zespół firmy oraz podmioty zewnętrzne, które pomagają administratorowi w stosowaniu RODO. Przepisy nie przewidują żadnych gotowych rozwiązań pozwalających na ocenę ryzyka, a jedynie nakładają na administratorów danych osobowych ogólne obowiązki, które muszą zostać skonkretyzowane w każdym indywidualnym przypadku. Taka konstrukcja RODO niejednokrotnie wprowadza kłopoty zarówno w stosowaniu przepisów, jak też i przygotowaniu konkretnych rozwiązań. Nie należy również zapominać, że ocena ryzyka jest procesem ciągłym, który powinien towarzyszyć funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa praktycznie każdego dnia.

  1. Zdecyduj czy musisz prowadzić stosowny rejestr oraz czy musisz powołać Inspektora Ochrony Danych

Główna 1Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz powołanie Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODa) to kolejny obowiązek, który RODO nakłada na wielu administratorów danych. Jednak nie każdy administrator musi bezwzględnie sprostać tym obowiązkom. RODO określa, kiedy zawsze należy prowadzić stosowny rejestr oraz kiedy powołanie IODa jest obligatoryjne. Jednocześnie prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zaleca się dla każdego administratora, ponieważ pozwala on na kontrolę przepływu danych osobowych w naszym przedsiębiorstwie. Wdrożenie RODO musi wiązać się z oceną czy dany administrator musi prowadzić rejestr oraz czy musi powołać IODa – taka ocena jest niezbędna, gdyż obowiązek jej przeprowadzenia wprost nakłada samo RODO.

  1. Wprowadź lub zaktualizuj dokumentację

Przygotowanie lub zaktualizowanie dokumentacji odnośnie przetwarzania danych osobowych pozwala zrealizować zasadę rozliczalności według RODO. To na administratorze spoczywa obowiązek wykazania, że przetwarza dane osobowe zgodnie z regułami RODO. Jest to bardzo istotny i restrykcyjny obowiązek, dlatego (choć RODO wprost tego nie nakazuje) wszelkie czynności związane z przetwarzaniem danych, jakie mają wpływ na prawa osób, których dane dotyczą, powinny być udokumentowane. Najważniejszymi dokumentami wdrożeniowymi RODO jest polityka ochrony danych osobowych oraz klauzula informacyjna. W szczególności bardzo istotne jest przygotowanie szczegółowej i spełniającej wszystkie wymogi RODO klauzuli informacyjnej i udostępnienie jej wszystkim osobom, których dane są lub mogą być przez nas przetwarzane. Administrator musi bardzo ściśle przestrzegać obowiązku informacyjnego względem osób, których dane przetwarza. Klauzula informacyjna powinna być prosta i zrozumiała. Należy pamiętać, że w zależności od tego, jakie przedsiębiorstwo prowadzimy, czasami będziemy musieli stosować kilka klauzul informacyjnych np. jedną w stosunku do kontrahentów a inną w stosunku do pracowników i kandydatów do pracy. Dlatego bardzo ważne jest, aby nasza dokumentacja była starannie przygotowana, szczegółowa i stale aktualizowana. Z uwagi na tworzącą się praktykę stosowania RODO, nie sposób przygotować dokumentacji, która będzie stała i niezmienna. Z pewnością raz na jakiś czas trzeba będzie dokonać przeglądu dokumentacji oraz przeprowadzić audyt jej stosowania przy uwzględnieniu najnowszej praktyki stosowania przepisów oraz stanowiska przedstawicieli literatury przedmiotu.

  1. Opracuj i wprowadź reguły postępowania z danymi

Sama dokumentacja nie ochroni administratora, jeżeli ten nie będzie się do niej stosował. Polityka ochrony danych oraz wszelkie wewnętrzne regulaminy dotyczące bezpieczeństwa danych powinny zawierać stosowne procedury i wewnętrzne regulacje, które wprowadzane są po to, aby je skrupulatnie stosować. Dokumentacja pełni przede wszystkim dwie funkcje: pozwala rozliczyć się z wdrożenia RODO oraz określa sposób, w jaki RODO należy stosować.

Jeżeli ustalono w naszym przedsiębiorstwie jakąś procedurę np. odnośnie reagowania na incydenty związane z przetwarzaniem danych osobowych lub odpowiedziami na żądania osób, których dane dotyczą, to należy ściśle trzymać się tych procedur, aby nie narazić się na zarzut łamania praw osób. Stosowanie odpowiednich reguł oraz procedur wymaga zarówno przygotowania i aktualizowania dokumentacji, jak i stałego podnoszenia swojej świadomości i wiedzy odnośnie danych osobowych. Być może tak wiele obowiązków to za dużo dla przeciętnego przedsiębiorcy, który przecież przede wszystkim zajmuje się prowadzeniem i rozwijaniem swojego biznesu, jednak RODO jest pod tym względem bardzo restrykcyjne i zmusza nas do wprowadzenia i stosowania się do nowych reguł pod groźbą wysokich kar pieniężnych.

  1. Przeszkol personel

Wiedza i świadomość odnośnie ochrony danych osobowych nie powinny być tylko domeną administratora, ale również jego personelu. Pracownicy i zleceniobiorcy powinni być dokładnie przeszkoleni z nowych zasad przetwarzania oraz ochrony danych osobowych. W końcu nie jesteśmy w stanie stale nadzorować swojego personelu w zakresie ochrony danych osobowych. To pracownicy oraz zleceniobiorcy powinni mieć wiedzę i znać procedury odnośnie danych osobowych w przedsiębiorstwie, w którym pracują.

Szkolenia powinny przeprowadzać osoby, które mają wiedzę i doświadczenie w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz RODO. Wiele firm szkoleniowych oraz kancelarii w ramach wdrożenia RODO przeprowadza szkolenia dla administratorów oraz ich personelu. Przeprowadzenie takiego szkolenia powinno być udokumentowane, a samo szkolenie powtarzane np. raz w roku.

Nie można również zapominać o stworzeniu odpowiedniej dokumentacji dla naszego personelu, w tym klauzul umownych oraz stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w imieniu oraz na polecenie administratora.

  1. Kontynuuj wdrażanie RODO i ocenę ryzyka

Wdrażanie RODO to proces ciągły. Oczywiście można przygotować jednorazowo wdrożenie reguł stosowania RODO, jednak należy cały czas kontrolować wprowadzone reguły i procedury. Jeszcze raz trzeba przypomnieć, że RODO jest aktem bardzo ogólnym, a praktyka jego stosowania dopiero się tworzy. Dlatego trzeba mieć się na baczności i aktualizować swoją dokumentację, wiedzę oraz ulepszać i uszczelniać swoje procedury.

Nawet najlepsze wdrożenie reguł stosowania RODO nie gwarantuje, że administrator zostaje zwolniony z odpowiedzialności. Właśnie ten ciężar odpowiedzialności odnośnie stosowania RODO powinien być najlepszym motywatorem odnośnie ciągłego ulepszania wprowadzonych procedur. Niezwykle istotnym elementem jest ciągła i regularna ocena ryzyka odnośnie przetwarzanych danych osobowych. Rozpoczęcie realizacji każdego nowego projektu powinno być poprzedzone oceną ryzyka. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, jest zbyt wysokie, należy podjąć niezwłoczne działania w celu obniżenia poziomu ryzyka.

  1. Śledź zmiany, interpretacje i dokonuj poprawek

Ciągłość procesu wdrażania i stosowania RODO wymusza na nas stałe zwiększanie swojej wiedzy odnośnie regulacji dotyczących przetwarzania oraz ochrony danych osobowych. Śledzenie wszelkich zmian w prawie krajowym i unijnym, szkolenia, lektura opracowań fachowych, regularne zapoznawanie się z nowymi interpretacjami przepisów prawa – powinny stanowić działania stale towarzyszące naszej działalności. Bez ciągłego pozostawania „na bieżąco” wypadniemy z obiegu w zakresie aktualnych nowinek dotyczących RODO, a tym samym zwiększymy ryzyko naruszenia przez nas przepisów prawa.

Podsumowanie

Wdrożenie i stosowanie RODO nie jest łatwe. RODO to akt prawny bardzo ogólny, a jednocześnie restrykcyjny i bezwzględny. Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych z jednej strony mają zapewnić lepsze poszanowanie ochrony praw i wolności jednostek, ale z drugiej strony nakładają na przedsiębiorców sporo obowiązków i obciążeń. Dlatego warto zgłębiać fachową wiedzę odnośnie przetwarzania danych osobowych lub skorzystać z pomocy profesjonalisty, który pozwoli uporządkować funkcjonowanie naszej firmy w zgodzie z RODO.

Kancelaria Radców Prawnych Ewa Rybarczyk Daniel Rybarczyk S.C. w Kaliszu specjalizuje się między innymi w prawie ochrony danych osobowych oraz we wdrażaniu stosowania RODO. Jeżeli RODO Cię przerasta i potrzebujesz pomocy w zakresie danych osobowych, skontaktuj się z nami (zakładka „Kontakt”).

cropped-logo_-blog.jpg

Reklamy
Prawo gospodarcze

Z kim należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest jednym z najważniejszych elementów wdrożeniowych w zakresie RODO. Należy jednak wiedzieć, z jakimi podmiotami administrator powinien ją zawrzeć.

W art. 4 pkt 8) RODO czytamy, że pojęcie „podmiot przetwarzający” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Chodzi zatem o taki podmiot, który przetwarza dane w imieniu i na rzecz administratora, w ramach obranych przez administratora celów oraz sposobami, o których administrator zdecydował. Należy więc rozstrzygnąć, w jakim stopniu dany podmiot jest samodzielny w przetwarzaniu danych osobowych i czy przetwarza dane osobowe na czyjąś rzecz.

Najczęściej podmiotami przetwarzającymi będzie tzw. „obsługa zewnętrzna” przedsiębiorcy, a zatem biuro księgowe, zewnętrze biuro kadrowe, obsługująca kancelaria prawna (choć tutaj pojawiają się również inne poglądy), firma świadcząca usługi informatyczne, dostawca poczty internetowej, dostawca hostingu. Mogą być to także inne podmioty, które będą przetwarzać dane w imieniu i na rzecz administratora, a zatem nie można wykluczyć również innych przypadków. Każdą relację należy oceniać indywidualne, a w szczególności należy dokonać analizy powiązań biznesowych i prawnych między administratorem a jego kontrahentami.

Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania nie musi zostać dokonane w formie pisemnej, jednak z uwagi na zasadę rozliczalności rządzącą RODO, zdecydowanie zaleca się zawieranie tego typu umów na piśmie.

cropped-logo_-blog.jpg

Prawo gospodarcze

Czy Inspektor Ochrony Danych zwalnia administratora od odpowiedzialności?

Wśród wielu administratorów danych osobowych, którzy mają swoich Inspektorów Ochrony Danych, pojawia się dziwne przekonanie, że sama obecność IODa załatwia całą sprawę wdrożenia i stosowania RODO, a zatem zwalnia administratora od odpowiedzialności. Takie myślenie jest jednak bardzo szkodliwe i świadczy o słabej, a wręcz nikłej świadomości odnośnie istoty i stosowania przepisów RODO.

Otóż IOD nie ponosi odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów RODO przez administratora oraz za zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami. Zadaniem Inspektora jest między innymi monitorowanie przestrzegania przepisów RODO u administratora oraz informowanie administratora o obowiązkach spoczywających na administratorze w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Nie oznacza to jednocześnie cesji jakiejkolwiek odpowiedzialności z administratora na Inspektora. Taka cesja nie wynika z jakiegokolwiek przepisu RODO. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem ponosi zawsze administrator. Inspektor może ponosić wobec administratora jedynie odpowiedzialność kontraktową w ramach wiążącej administratora i Inspektora umowy, co w żaden sposób nie oznacza zwolnienia administratora od przestrzegania RODO.

Dlatego tak bardzo ważne jest ciągłe podnoszenie świadomości w zakresie przestrzegania i stosowania przepisów RODO wśród wszystkich administratorów danych osobowych. Jedynie posiadanie odpowiedniej wiedzy i świadomość zasad przetwarzania danych osobowych może zwiększyć szanse na zapewnienie sobie odpowiedniej ochrony na wypadek, gdyby kontrola z ramienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych zapukała do naszych drzwi.

cropped-logo_-blog.jpg

Poradniki

Obsługa prawna przedsiębiorców (firm) – komu jest potrzebna i dlaczego warto ją mieć?

DSC_0529
Kancelaria Radców Prawnych

Prowadzenie własnego biznesu zawsze wiąże się z ryzykiem. Własna działalność gospodarcza jest mieczem obosiecznym, który może albo pomóc osiągnąć nam sukces zawodowy i finansowy albo zniweczyć nasze plany i marzenia. Ryzyko prowadzenia własnego biznesu nie sprowadza się jednak tylko do zapewnienia płynności finansowej i pozyskiwania nowych klientów. Każdy przedsiębiorca funkcjonuje w gęstej pajęczej sieci prawa, która go spowija i niejednokrotnie może rzucać mu pod nogi grube kłody. Takie kłody można przeskakiwać albo zbierać i zbudować z nich coś pożytecznego. Jednak żeby zaprzyjaźnić się z prawem i zapewnić zgodność prowadzonego przez Ciebie biznesu z artykułami oraz paragrafami, powinieneś posiadać wiedzę, która pozwoli Ci pewnie stąpać po tej gęstej pajęczej sieci. Jeśli jednak nie posiadasz takiej wiedzy, być może właśnie Tobie i Twojej firmie potrzebna jest obsługa prawna świadczona przez profesjonalną kancelarię. W tym artykule przedstawiamy 10 powodów, dla których warto mieć stałą obsługę prawną swojego biznesu.

  1. Poczucie bezpieczeństwa

Właściwie każda decyzja, jaką podejmujesz w swoim biznesie ma związek z przepisami prawa. Zatrudniasz kogoś? – musisz stosować się do przepisów Kodeksu pracy o nawiązywaniu stosunku pracy. A może jesteś Prezesem Zarządu spółki z o.o. i chcesz pożyczyć pieniądze od spółki? – wiesz o tym, że spółkę musi reprezentować pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników? Znalazłeś nowego kontrahenta? – wiesz, jakie zabezpieczenia należy wpisać do umowy? Jest tego o wiele, wiele więcej. Obecnie prawo kontroluje tyle sfer naszego życia, że – świadomie lub nie – większość naszych życiowych czynności ma charakter prawny. Skoro w życiu codziennym jesteśmy trybikami w machinie prawa, to w prowadzeniu biznesu tym bardziej całość funkcjonowania naszej działalności podszyta jest prawem. Pamiętaj o tym, że w takich warunkach funkcjonowania Twojej działalności łatwo jest popełnić błąd, który może Cię dużo kosztować. Nigdy nie wiesz, kiedy pojawi się zagrożenie ze strony organów administracji, sądu rejestrowego albo nawet Twojego kontrahenta, konkurencji lub byłego pracownika.

O nas Ewa
radca prawny Ewa Rybarczyk

Obsługa prawna świadczona przez profesjonalną kancelarię prawną może pomóc uchronić Cię przed nadmiernym ryzykiem i zapewnić Ci poczucie bezpieczeństwa. Zadaniem radcy prawnego jest zaproponowanie najlepszego rozwiązania oraz ostrzeganie Cię przed ewentualnymi negatywnymi skutkami Twoich działań. Czasami rzeczy, które mogą wydawać Ci się proste i oczywiste, są prawnie bardzo skomplikowane albo wręcz nielegalne. Dlatego Twój biznes potrzebuje stałego doradcy, który będzie przyglądał się rozwojowi Twojej firmy pod kątem prawnym i przez którego ręce będą przechodziły wszystkie podejmowane przez Ciebie decyzje. To pozwoli zdecydowanie zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów i pozwoli poczuć Ci upragniony komfort.

  1. Oddaj swoje problemy prawne prawnikowi i zajmij się rozwijaniem biznesu

Mówi się, że żyjemy w trzech wymiarach. Zapominamy jednak o tym, że istotny jest jeszcze tzw. „czwarty wymiar” czyli czas. Doba ma 24 godziny, a tydzień 7 dni. Nikt nie jest w stanie wydłużyć dnia ani tygodnia. Każdy potrzebuje czasu na pracę oraz na życie prywatne. Tak samo prowadząc działalność gospodarczą większość naszego czasu spędzamy na rozmowach z klientami, kontrahentami, na negocjacjach, pracy przy komputerze i nadzorem nad pracownikami. A co z problemami prawnymi? Czy masz czas na znajdowanie rozwiązań w Internecie albo na doraźne wizyty w kancelariach?

Wydajność i oszczędność czasu jest niezwykle ważna w obecnym, coraz szybszym świecie. Jeśli zatem kwestie księgowe swojej firmy oddajesz księgowemu, a obsługę systemów informatycznych informatykowi, to czemu nie przekazać problemów prawnych swojego przedsiębiorstwa prawnikowi? Może warto pozwolić profesjonaliście zająć się problemami prawnymi Twojej firmy i przeznaczyć swój czas i energię na to, na czym znasz się najlepiej – na rozwijaniu swojego biznesu?

  1. Prawna optymalizacja Twojej działalności

Wiele biznesów funkcjonuje bardzo dobrze, a przynajmniej należycie – przynoszą duże dochody, przyciągają klientów i partnerów biznesowych. Jednak zawsze w wewnętrznych strukturach Twojej firmy pojawiają się raz po raz pojedyncze rysy, które warto skorygować. Może to braki w dokumentacji pracowniczej np. nieaktualne regulaminy pracy albo słabe zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych w Twoim przedsiębiorstwie?

Proces poprawiania tych niedoskonałości to optymalizacja działalności. Niekiedy taka optymalizacja wiąże się z audytem, który powinien zostać przeprowadzony w Twojej firmie. Radca prawny powinien przyjrzeć się każdemu aspektowi Twojego biznesu, a w szczególności treści dokumentacji, jej obiegowi oraz relacjom z pracownikami i kontrahentami – wszystko oczywiście przy uwzględnieniu Twojego interesu. Pozwoli to na zaproponowanie i wdrożenie odpowiednich nowych rozwiązań lub ulepszenie istniejących metod działania.

  1. Gaszenie pożarów

Co jakiś czas w każdej działalności zdarzają się pożary. Wybuchają nagle i wymagają szybkiej oraz zdecydowanej reakcji. Chodzi o nieprzyjemne i stresujące sytuacje, które zaskakują Cię w momencie, w którym najmniej się tego spodziewasz. Co należy zrobić, kiedy sąsiad blokuje rozbudowę siedziby Twojej firmy i wystosował na Ciebie skargę do nadzoru budowlanego? Jak postąpisz, gdy otrzymasz wezwanie do zapłaty odszkodowania od Twojego byłego pracownika, który nagle oskarżył Cię o mobbing? Dzwonisz po kancelariach, ale najbliższe terminy spotkań przypadają za tydzień. Jednak Ty potrzebujesz pomocy prawnej już teraz!

Stała obsługa prawna działalności gospodarczej pozwala na ciągłą opiekę prawną i szybką reakcję na zmieniające się wydarzenia. Wystarczy telefon lub e-mail do Twojego prawnika, aby dać znać, że potrzebujesz szybkiej pomocy. Wtedy szansa na ugaszenie pożaru w Twojej firmie zdecydowanie wzrasta, a Ty możesz poczuć się bezpieczniej.

  1. Z Kodeksem spółek handlowych „na Ty”

Wiele działalności gospodarczych prowadzonych jest w formie spółek prawa

O nas Daniel
radca prawny Daniel Rybarczyk

handlowego. Funkcjonowanie tego rodzaju spółek reguluje Kodeks spółek handlowych. Przepisy tego aktu prawnego niejednokrotnie mogą powodować wiele problemów związanych z ich stosowaniem i interpretacją. Niezbędna może okazać się znajomość orzecznictwa i fachowej literatury, a także doświadczenie, którym dysponuje kancelaria zajmująca się obsługą prawną przedsiębiorców. W zasadzie każda decyzja wspólników lub organów spółki musi być podejmowana w sposób określony w Kodeksie spółek handlowych czy też w umowie spółki. A może umowa spółki, w której jesteś wspólnikiem lub członkiem zarządu wymaga zmiany? Co w sytuacji, gdy między wspólnikami dochodzi do spięć i paraliżu w podejmowaniu decyzji? W takich przypadkach pomoc prawnika wydaje się być nieoceniona. Stała obsługa prawna Twojej firmy ma przede wszystkim za zadanie zapewnienie sprawnego funkcjonowania spółki w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych.

  1. Prawo pracy to kalejdoskop – ciągłe zmiany i brak pewności prawnej

Prawo pracy jest dziedziną prawa, które ulega niezwykle częstym zmianom. Wiele z nich ma charakter bardzo istotny i bezpośrednio wpływa na relacje na linii pracodawca – pracownik. Niezwykle ciężko jest nadążyć za nowelizacjami Kodeksu pracy, co może niejednokrotnie powodować problemy i zaskakujące sytuacje.

Obsługa prawna to nie tylko opieka skupiająca się na prawie spółek, ale również na prawie pracy. Kancelaria świadcząca usługi polegające na obsłudze prawnej przedsiębiorców musi mieć również wiedzę i doświadczenie z zakresu prawa pracy w celu odpowiedniego zabezpieczenia interesów obsługiwanych przedsiębiorców. Istotne jest szanowanie praw pracowniczych, jednak równie ważne jest zadbanie o interesy i prawa pracodawców. Nie można zapominać, że działalność gospodarcza jest dla każdego przedsiębiorcy źródłem jego utrzymania. Dlatego niezwykle istotne jest stosowne wyważenie relacji pracodawcy z pracownikiem. Częste zmiany Kodeksu pracy jednak nie sprzyjają tym tendencjom, co może stanowić kolejny argument za stałym korzystaniem z opieki prawnej profesjonalnej kancelarii.

  1. Umowy sporządza się na czas wojny, a nie na czas pokoju

Pacta sunt servanta (Umów należy dotrzymywać) – mówi stara paremia łacińska. Raz podpisana umowa wiąże strony i ustala reguły współpracy. Sporządzanie umów jest związane oczywiście z tym, że kontrahenci mają do siebie ograniczone zaufanie i chcą się zabezpieczyć. W biznesie jest to oczywiście zrozumiałe. Należy pamiętać o tym, że nasza pozycja negocjacyjna może być różna – wszystko zależy od tego, jakim potencjałem i renomą dysponujemy. Dlatego tak ważna jest sztuka sporządzania kontraktów.

Wśród prawników przewija się powiedzenie, że umowy sporządza się na czas wojny, a nie na czas pokoju. Jeżeli współpraca z Twoim kontrahentem rozwija się bardzo dobrze i bezproblemowo, zapewne nawet nie pamiętasz, o jakiej treści podpisałaś/podpisałeś umowę. Jeżeli jednak pojawiają się pierwsze konflikty, wtedy zaczynasz analizować treść zawartego kontraktu i zastanawiasz się, jak wybrnąć z danej sytuacji. Z tego powodu niezwykle istotne jest zabezpieczenie Twoich interesów już na etapie sporządzania projektu umowy. A może warto spróbować renegocjować warunki umowy? W takich sytuacjach pomoc profesjonalnej kancelarii może okazać się nieodzowna. Sporządzanie, analiza i opiniowanie projektów umów to chleb powszedni wielu radców prawnych, którzy starają się jak najlepiej uwypuklić interesy i prawa swoich klientów. Stała obsługa prawna gwarantuje ciągłość przy negocjowaniu i analizie projektów umów przed ich podpisaniem. Niejednokrotnie może to uchronić Cię przed zawarciem mało korzystnej prawnie umowy lub może dać Ci istotną przewagę w przypadku pogorszenia relacji z Twoim kontrahentem.

  1. Pomocna dłoń w negocjacjach

Prowadzimy kancelarię radców prawnych w KaliszuJednak aby zawrzeć umowę, należy najpierw wynegocjować jej warunki. Oczywiście biznes to negocjacje, a jeśli negocjacje to techniki negocjacyjne. Zapewne jako przedsiębiorca znasz ich wiele i świetnie sobie radzisz w rozmowach z klientami oraz kontrahentami. Prawnik może okazać się jednak idealnym uzupełnieniem dla Twoich umiejętności. Profesjonalni pełnomocnicy są również przygotowani do prowadzenia negocjacji zarówno w imieniu swoich Klientów, jak również oferują wsparcie przy negocjacjach prowadzonych osobiście przez Klientów. W toku negocjacji prawnik będzie mógł doradzić Ci czy Twoje cele oraz środki w negocjacjach są dla Ciebie korzystne pod kątem prawnym, a także będzie miał szansę skorygować tok negocjacji i pomóc przechylić szalę na Twoją korzyść. Natomiast jeśli wolisz, żeby Twój pełnomocnik wziął na siebie ciężar negocjowania dla Ciebie warunków umów lub porozumień – nie ma problemu! Podstawą pełnomocnictwa i współpracy z radcą prawnym jest zawsze zaufanie. Profesjonalny pełnomocnik musi mieć zawsze na względzie interes swojego Klienta i prowadzić negocjacje przy uwzględnieniu tego interesu.

  1. Profesjonalny pełnomocnik to solidny partner biznesowy

Radca prawny (oraz adwokat) to zawód zaufania publicznego. Profesjonalni pełnomocnicy posiadają własne reguły etyczne, do których mają obowiązek się stosować. W przypadku radców prawnych jest to Kodeks Etyki Radcy Prawnego. Postanowienia tego Kodeksu regulują między innymi kwestię relacji radcy prawnego z klientem. Powyższe czyni radcę prawnego solidnym i pewnym partnerem biznesowym, któremu można zaufać. Należy pamiętać, że profesjonalny pełnomocnik (zarówno radca prawny jak i adwokat) są zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej. Klient może być pewny, że jego problemy prawne nie wyjdą poza ściany kancelarii i nie dowiedzą się o nich osoby trzecie.

  1. Więcej opcji w windykacji należności

Windykacja to proces wieloetapowy. Składa się co do zasady z trzech etapów: przedsądowego, sądowego i egzekucyjnego. Jeżeli Twój kontrahent nie uregulował Twojej należności, możesz skorzystać ze swojego wewnętrznego systemu windykacji polegającego na wystosowywaniu wezwań do zapłaty lub innego rodzaju upomnień. Jednak w sytuacji, gdy ugodowa próba odzyskania Twoich pieniędzy zakończy się fiaskiem, konieczne może okazać się wszczęcie postępowania sądowego. W takim przypadku może przydać się pomoc profesjonalnego pełnomocnika, który będzie mógł zarówno podjąć czynności mające na celu odzyskanie Twojej należności przed sądem i komornikiem, jak też – jeśli taka będzie Twoja wola – zająć się wszystkimi etapami windykacji w Twoim imieniu. Niejednokrotnie wezwanie do zapłaty wystosowane z kancelarii ma większą „moc” przekonywania aniżeli wezwanie wystosowane we własnym imieniu.

Podsumowanie 

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej warto korzystać z pomocy prawnej. W szczególności zalecana jest stała obsługa prawna, która pozwala na zapewnienie prawnego bezpieczeństwa prowadzonego biznesu. Wiedza i doświadczenie prawników stale obsługujących Twoją firmę pomogą zapewnić Ci komfort w realizowaniu Twoich celów biznesowych. Polskie prawo obecnie charakteryzuje się dużą zmiennością oraz niestałością w stosowaniu i interpretacji przepisów. Kancelaria obsługująca firmy posiada odpowiednie doświadczenie pozwalające na uchronienie Cię przed niebezpieczeństwem związanym z prawną stroną prowadzenia działalności.

Kancelaria Radców Prawnych Ewa Rybarczyk Daniel Rybarczyk Spółka Cywilna w Kaliszu specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, a w szczególności spółek prawa handlowego. Jeżeli jesteś zainteresowana/zainteresowany stałą opieką prawną Twojej działalności w oparciu o miesięczny abonament, zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: www.rybarczyk-kancelaria.pl, zapoznania się z ofertą w zakładce „Zakres usług – Oferta dla przedsiębiorców” i do kontaktu z naszą Kancelarią w Kaliszu. Z kolei w zakładce „Zasady współpracy” można zapoznać się z systemami rozliczeń obsługi prawnej.

Ewa Rybarczyk, Daniel Rybarczyk

cropped-logo_-blog.jpg

Prawo administracyjne

Co zmienia RODO? – zasada rozliczalności

logo
www.rybarczyk-kancelaria.pl

RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zaczęło funkcjonować 25 maja 2018 r. i spowodowało największą lawinę paniki prawnej od wielu lat. Skąd to larum? RODO zmienia bowiem całkowicie podejście do systemu ochrony danych osobowych oraz wprowadza drakońskie kary za nieprzestrzeganie przepisów.

RODO wprowadza tzw. zasadę rozliczalności. Oznacza to, że na administratorze danych spoczywa obowiązek każdorazowego wykazania, że przetwarza dane zgodnie z RODO. Czy można przerzucić na kogoś tę odpowiedzialność? Odpowiedź brzmi: NIE. To administrator jest wystawiony na największe i w zasadzie jedyne ryzyko. To właśnie w stosunku do administratora RODO wprowadza domniemanie winy – jednym słowem: wykaż, że przetwarzasz dane zgodnie z RODO, a jeśli ci się to nie uda, to jesteś winny. Tu nie ma miejsca na zasadę domniemania niewinności znaną z postępowania karnego.

Jednak jeśli wina, to musi być kara. W tym miejscu pojawia się to, co budzi największy niepokój – wysokość kar. RODO wprowadza m.in. administracyjne kary pieniężne za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z prawem. Rozporządzenie precyzuje, że wśród administracyjnych kar pieniężnych występują kary pieniężne w wysokości aż do 10 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa w wysokości 2 % jego całkowitego, rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Jednakże za nieprzestrzeganie niektórych, szczególnie istotnych przepisów RODO kary mogą być dwukrotnie wyższe  (w wysokości do 20 000 000 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa w wysokości 4 % jego całkowitego, rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego przy czym zastosowanie ma kwota wyższa).

Jak widać, RODO nie jest aktem prawnym, który dotyczy tylko nielicznych – każdy, kto przetwarza dane osobowe do dnia 25 maja 2018 r. musiał wdrożyć RODO. Obecnie pozostaje czekać na wytworzenie się praktyki stosowania nowych przepisów, która może pomóc przy udoskonalaniu dotychczas przyjętych zasad i reguł postępowania przy przetwarzaniu danych.

Jeśli masz pytania odnośnie RODO lub chcesz ulepszyć system ochrony danych osobowych w Twoim przedsiębiorstwie, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.

Daniel Rybarczyk

logo_ blog

Prawo nieruchomości

Odszkodowanie za zmianę planu zagospodarowania przestrzennego

meeting-2284501_960_720
Źródło obrazka

Zmienił się miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego. Nie chcę sprzedawać mojej nieruchomości, ale chyba przysługuje mi jakieś odszkodowanie?

Z takim pytaniem niejednokrotnie przychodzą Klienci do naszej kancelarii. W jednym z pierwszych artykułów na Kruczku pt. Roszczenia w przypadku zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego pisaliśmy ogólnie o prawach, jakie przysługują właścicielom nieruchomości w sytuacji, gdy plan uległ zmianie. Teraz skupmy się jednak na jednym konkretnym problemie: Klient nie chce, aby gmina wykupiła jego działkę ani nie chce jej sprzedać osobie trzeciej. Co pozostaje? Odpowiedź: roszczenie o odszkodowanie z art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym.

Wiemy zatem, że zmiana miejscowego planu pociąga za sobą brak możliwości korzystania z nieruchomości z jej dotychczasowym przeznaczeniem lub przynajmniej taka możliwość stała się istotnie ograniczona.

Logo JPG

Kiedy odszkodowanie będzie nam przysługiwało?

Musi wystąpić rzeczywista szkoda. Roszczenie z art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy jest typowym roszczeniem odszkodowawczym, ale ogranicza się tylko do szkody rzeczywistej czyli tzw. damnum emergens – nie obejmuje swoim zakresem utraconych korzyści czyli tzw. lucrum cessans. Jak należy jednak interpretować pojęcie „szkody rzeczywistej”? Z pomocą przychodzi nam orzecznictwo. Sąd Najwyższy kilkukrotnie nadmieniał już, że „szkoda rzeczywista” w rozumieniu art. 36 ust. 1 pkt 1 omawianej ustawy obejmuje również obiektywny spadek wartości nieruchomości wynikający z uniemożliwienia lub istotnego ograniczenia możliwości korzystania z niej w dotychczasowy sposób lub w sposób zgodny z dotychczasowym przeznaczeniem. Należy zatem zbadać wpływ działań planistycznych na wartość nieruchomości. Niewątpliwie o szkodzie rzeczywistej można mówić, gdy po zmianie planu miejscowego utracona została definitywnie możliwość zabudowy (np. wprowadzono zakaz zabudowy na danym terenie).

Roszczenie zatem przysługuje już za samo obniżenie wartości nieruchomości spowodowane zmianą planu. Pozostaje natomiast kwestia dowodowa dotycząca choćby wpływu zmiany planu na brak możliwości korzystania z nieruchomości lub istotne ograniczenie w tym korzystaniu. Najklarowniejsza sytuacja zachodzi wtedy, gdy na terenie, na którym znajduje się nasza nieruchomość, ustanowiono w planie zakaz zabudowy. Pozostałe sytuacje będą wymagały dowodzenia i wspierania się przykładami z praktyki (np. z orzecznictwa). Nieodzowne może okazać się również sięgnięcie po prywatną opinię rzeczoznawcy z zakresu wartości nieruchomości, który określi zakres obniżenia wartości naszej nieruchomości spowodowanej zmianą planu.

Ewa Rybarczyk Daniel Rybarczyk

cropped-logo_-blog.jpg

Prawo cywilne, Prawo nieruchomości

Odszkodowanie za słupy energetyczne – ile można dostać?

money-2298497_960_720
Źródło obrazka

Pytanie postawione w temacie będzie chyba najważniejsze dla każdego, kto chce ubiegać się o wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z nieruchomości spowodowane posadowieniem tzw. słupów energetycznych.

Pamiętajmy o tym, że ocena zakresu bezumownego korzystania z nieruchomości oraz wartości wynagrodzenia za to korzystanie należy do wiadomości specjalnych, a zatem Sąd sam nie będzie w stanie ocenić wysokości naszego roszczenia. Niezbędna będzie tutaj opinia biegłego, a nawet dwóch biegłych sądowych.

Najpierw konieczna będzie ocena, w jakim stopniu doszło do bezumownego korzystania z nieruchomości, czyli bezprawnego wkroczenia w sferę władztwa właściciela. Tę kwestię oceni biegły z zakresu geodezji. Jego zadaniem będzie analiza zakresu służebności, jaka przysługiwałaby przedsiębiorstwu energetycznemu. Bezumowne korzystanie z nieruchomości spowodowane istnieniem na niej infrastruktury energetycznej ocenia się właśnie w zakresie odpowiadającym treści służebności. Biegły najpewniej wytyczy odpowiedni pas czy też strefę, która stanowi przestrzenny zakres wkroczenia w prawa właściciela. Należy przy tym bacznie kontrolować ustalenia biegłego i treść opinii, gdyż niezwykle często biegły bierze pod uwagę jedynie tzw. pas technologiczny czyli przestrzeń niezbędną do obsługi i konserwacji linii energetycznej. Tymczasem ocenie powinna podlegać tzw. strefa ochronna, która jest często mylnie utożsamiana z pasem technologicznym. Strefa ochrona jest natomiast obszarem szerszym od pasa technologicznego. Znajduje się ona w bezpośrednim sąsiedztwie linii energetycznej i wyznacza granice wpływu pola elektrycznego i elektromagnetycznego na otoczenie, w tym na zdrowie i życie mieszkańców. Bardzo często taka strefa ochronna jest wyznaczona przepisami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

Gdy doszło już do ustalenia obszaru bezumownego korzystania, konieczne jest uzyskanie opinii od biegłego rzeczoznawcy do spraw szacowania wartości nieruchomości. Ten biegły wyliczy – w oparciu o akta sprawy, w szczególności ustalenia biegłego geodety – wysokość wynagrodzenia za bezumowne korzystanie.

Oczywiście wysokość naszego roszczenia należy wskazać już w pozwie – dlatego też pomocne może okazać się zlecenie przed wszczęciem postępowania wykonania prywatnej opinii przez geodetę i rzeczoznawcę majątkowego. Pozwoli nam to wyliczyć kwotę, o którą będziemy mogli walczyć.

Ewa Rybarczyk, Daniel Rybarczyk

cropped-logo_-blog.jpg