E-commerce, Poradniki, Prawo gospodarcze, RODO, Spółki, Tajemnica przedsiębiorstwa

Jak założyć sklep internetowy?

Jak rozpocząć działanie w branży e-commerce?

Co trzeba wiedzieć i jakie dokumenty przygotować?

Jest tego sporo, dlatego zacznijmy od podstawowej i ogólnej wiedzy dotyczącej konkretnych zagadnień prawnych. Oto najważniejsze problemy prawne związane z założeniem i prowadzeniem sklepu internetowego.

  1. Forma prawna działalności

Jak każdy biznes, tak samo sklep internetowy musi przybrać konkretną formę prawną działalności. Tutaj mamy całkowitą dowolność (może z wyjątkiem spółki partnerskiej). Możemy zatem przemyśleć zarówno jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółkę np. spółkę jawną, komandytową lub komandytowo – akcyjną. Jeśli chcemy mieć jednocześnie jednoosobową działalność, ale współpracować razem z pozyskanym wspólnikiem, można pomyśleć o zawarciu umowy spółki cywilnej. Jeśli mamy przygotowane duże zaplecze finansowe i klienckie, być może warto zastanowić się nad założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub nawet spółki akcyjnej?

Jeśli Twoje aspiracje sprowadzają się do rozpoczęcia biznesu i stawiasz na rozruch, lepiej skupić się na prostszych formach prowadzenia działalności. Jeżeli jesteś sam, po prostu zarejestruj jednoosobową działalność w CEIDG. Jeśli masz wspólnika lub wspólników, załóżcie swoje działalności i podpiszcie umowę spółki cywilnej. Jednak jeśli jest was kilkoro, ale chcecie mieć lepszą pewność obrotu i ochrony prawnej, pomyślcie o spółce jawnej albo komandytowej.

  1. Marka

Obsługa prawna e-commerceWybór nazwy Twojego sklepu internetowego i opracowanie jego marki to nie tylko „chwila olśnienia”. Tę chwilę należy następnie zweryfikować z rzeczywistością, a w szczególności z nazwami i markami innych przedsiębiorców. Niektórzy z nich mogą bowiem już funkcjonować pod taką samą lub podobną nazwą. Dlatego warto najpierw wejść na stronę Urzędu Patentowego (uprp.gov.pl) i sprawdzić czy przypadkiem ktoś wcześniej nie zarejestrował jakiejś nazwy lub znaku graficznego jako znaku towarowego. Jeśli natrafisz na taki sam lub podobny znak, lepiej wybierz inną nazwę. Jeśli jednak nie ma zarejestrowanego takiego samego lub podobnego znaku, jak ten, który wpadł Ci do głowy, nadal nie zaprzestawaj „badań”. Twoja nazwa lub marka sklepu internetowego nie mogą wprowadzać w błąd czy też podszywać się pod innego przedsiębiorcę – takie działanie mogłoby zostać poczytane za czyn nieuczciwej konkurencji, a Ciebie narazić na odpowiedzialność odszkodowawczą. Nie chodzi oczywiście o to, że chcesz się pod kogoś podszyć, ale przypadkowo nieświadomie możesz naruszyć czyjejś prawo do jego marki i popaść z nim w konflikt. Dlatego warto sprawdzić podobnych przedsiębiorców w regionie oraz w kraju. Skorzystaj choćby z wyszukiwarki internetowej albo zleć badanie poprawności Twojej marki odpowiedniemu specjaliście (radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, adwokatowi).

  1. Budowanie witryny sklepu internetowego

W porządku. Załóżmy, że Twoja (lub Wasza) działalność została już założona, a Twoja marka nie narusza niczyich praw. Teraz trzeba pomyśleć o tym, co najistotniejsze czyli o „fizycznym” założeniu sklepu internetowego. Sklep nie może istnieć bez witryny internetowej. Dlatego oczywiście musisz wykupić domenę, hosting i zaprojektować samą stronę internetową. O ile kupno domeny i hostingu nie powinno nastręczać większych problemów, to projektowanie strony internetowej zwykle będzie wiązało się z zawarciem umowy z firmą, która tę stronę dla Ciebie zaprojektuje. Podobne umowy są zwykle umowami o dzieło czyli o wykonanie konkretnego rezultatu. Czasami warto zastanowić się czy nie poszukać firmy, która nie tylko zaprojektuje i wykona stronę, ale również zapewni opiekę nad stroną oraz odpowiednie aktualizacje. W końcu w trakcie prowadzenia sklepu internetowego niezbędne będzie dokonywanie zmian witryny czy też poprawianie ewentualnych błędów. Podpisanie dobrej umowy z firmą projektującą strony na pewno zaoszczędzi Ci sporo kłopotów i pieniędzy. Dopilnuj, aby w umowie nie zawarto jakichkolwiek wyłączeń czy ograniczeń dotyczących rękojmi lub gwarancji. Ustalcie dokładnie przedmiot umowy i oczekiwany rezultat, a także sposoby i terminy dokonywania poprawek w przypadku stwierdzenia wad. Nie zapomnij także o odpowiednim uregulowaniu autorskich praw majątkowych. Powinny one przejść na Ciebie – najlepiej już w momencie odebrania dzieła czyli gotowej witryny.

Umowa z firmą projektującą strony to jednak nie wszystko przy budowaniu witryny Twojego sklepu internetowego. Sama witryna musi uwzględniać szereg wymogów prawnych, którymi przyjrzyjmy się w dalszych punktach.

  1. Regulamin sklepu internetowego

Regulamin sklepu internetowego to absolutny „mus”. Wymagania stawiane przez ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawo konsumenckie wymagają opracowania odpowiednich procedur oraz zapewnienia konsumentom szybkiej i wyczerpującej informacji o sposobie korzystania ze sklepu, a także o przysługujących im prawach. Poprawnie sporządzony regulamin nie może być jednak oparty o prosty wzór czy też „skopiowany od konkurencji”. Jedynie dobrze przygotowany regulamin dostosowany do specyfiki Twojego sklepu internetowego spełni wymogi ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wadliwy regulamin niestety może sporo kosztować, gdyż obowiązki informacyjne wobec konsumentów i użytkowników Twojej witryny należą do jednego z Twoich pierwszych i podstawowych obowiązków. Lista elementów, które musi zawierać regulamin sklepu internetowego jest imponująca, dlatego problematykę sporządzenia regulaminu poruszymy w innym wpisie.

  1. RODO
Kancelaria obsługa firm
www.rybarczyk-kancelaria.pl

RODO jest teraz wszędzie, a dla branży e-commerce jest wyjątkowo ważne. Jeżeli ktoś prowadzi sklep internetowy, a nie spełnia wymogów RODO, to sam naraża się tylko na poważne problemy. Pamiętaj, że administracyjne kary pieniężne za nieprzestrzeganie RODO mogą sięgać nawet wielu milionów euro, nie wspominając już o możliwych roszczeniach Twoich klientów, gdyby np. doszło do wycieku ich danych osobowych.

Poprawne wdrożenie RODO w Twoim sklepie internetowym powinno być podstawą Twojej działalności. RODO to nie tylko dokumentacja, którą przechowujesz „u siebie”, ale również odpowiednia komunikacja z Twoimi klientami, a także troska o zapewnienie im odpowiednich informacji i zabezpieczenie ich danych osobowych.

Jednocześnie nie staraj się „robić RODO” samodzielnie i po macoszemu. Dbałość o dane Twoich klientów wymaga odpowiedniego zaprojektowania funkcjonowania całości Twojego sklepu internetowego, dlatego już na samym początku musisz wiedzieć jak funkcjonować w przyjaźni z RODO i jego wymogami. Zleć specjaliście audyt RODO i opracowanie odpowiedniej dokumentacji, procedur, rejestrów. Nie zapomnij również o tym, że RODO to także ocena ryzyka przetwarzania danych osobowych oraz ocena skutków dla ochrony danych, które muszą być udokumentowane. Tylko odpowiednie procedury i reguły mogą pozwolić Ci zminimalizować ryzyko naruszeń danych osobowych, a w razie naruszenia mogą Ci pomóc w obronie przez zarzutami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub roszczeniami Twoich klientów.

Niedawne potężne wycieki danych w kilku wiodących sklepach internetowych pokazują, że nie warto bagatelizować lub oszczędzać na ochronie danych osobowych. W szczególności w sieci, gdzie dane bywają wyjątkowo narażone na zagrożenia, zapewnienie bezpieczeństwa odgrywa znaczącą rolę.

  1. Prawa konsumentów

W tym momencie musisz zidentyfikować, kim będą Twoi klienci? Czy swoje usługi będziesz kierować do innych przedsiębiorców czy też do konsumentów. Kim jest jednak konsument? Zgodnie z art. 22(1) Kodeksu cywilnego, konsumentem jest osoba fizyczna (a zatem nie może być to sp. spółka prawa handlowego), która dokonuje z przedsiębiorcą (czyli z Tobą) czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Innymi słowy: jest to osoba, która nie kupuje Twoich produktów lub usług w związku ze swoją działalnością gospodarczą, tylko na swój prywatny, domowy użytek.

Prawo konsumenckie jest o tyle istotne, że chroni prawa konsumentów w relacjach z przedsiębiorcami. Z prawami konsumentów musisz być dobrze zaznajomiony (lub Twój prawnik), żeby nie popełnić szkolnych błędów przy projektowaniu odpowiedniej dokumentacji na witrynę sklepu albo w bezpośrednich relacjach z klientami. Na pewno powinieneś zapoznać się z Kodeksem cywilnym i tzw. klauzulami niedozwolonymi czyli postanowieniami umów lub regulaminów, które, o ile są nieuzgodnione indywidulanie z konsumentem i naruszają jego interesy, co do zasady uznawane są za nieważne. Co musisz zatem zrobić? Na pewno audyt Twojej strony (lub dopiero projektowanej strony) pod kątem klauzul niedozwolonych powinien być pierwszą czynnością. Wszelkie postanowienia umów lub regulaminów, które zawierają klauzule niedozwolone powinny zostać natychmiast wyeliminowane i zastąpione innymi postanowieniami, na które pozwala prawo konsumenckie. Jeśli dopiero zastanawiasz się jak podejść do obsługi praw konsumentów, niestety musisz zaprzyjaźnić się z ustawą Prawo konsumentów i Kodeksem cywilnym. Klauzul niedozwolonych jest jednak na tyle dużo, że w celu zabezpieczenia prawnego Twojego biznesu, warto pomyśleć o obsłudze prawnej.

  1. Cyberbezpieczeństwo

Tematyka cyberbezpieczeństwa wiąże się z RODO, ale nie jest z nim tożsama. Zapewnienie odpowiedniej ochrony przed atakami hakerskimi czy też złośliwym oprogramowaniem wymaga przede wszystkim zadbania o odpowiednie procedury oraz ochronę techniczną. Podstawowe oprogramowanie antywirusowe to nie wszystko. Cyberbezpieczeństwo jest szerokim tematem, które w krajach zachodnich jest obecnie jedną z głównych kwestii, jeśli chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Jeśli dobro danych Twoich klientów oraz zapewnienie nieprzerwanego funkcjonowania sklepu internetowego leży Ci na sercu, to zdobycie wiedzy z zakresu ochrony danych i zapewnienie odporności systemów oraz ciągłości działania powinny być kolejnym z Twoich priorytetów.

  1. Tajemnica przedsiębiorstwa

Pomyśl, co by się stało, gdyby ktoś dowiedział się, w jaki sposób pozyskujesz klientów, dostawców, a także kim są Twoi klienci (w szczególności Ci stali)? Jeszcze gorzej: zatrudniasz pracownika, który zwalnia się, a potem wyjawia konkurencji całe Twoje know-how i dane klientów? Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa powinna być domeną każdego przedsiębiorcy, a więc także Twoją. Obecne brzmienie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji daje dosyć wyśrubowane wymogi dla przedsiębiorców, którzy chcą chronić informacje poufne w swojej firmie. Zwykłe regulaminy poufności mogą nie wystarczyć, a zatem warto pomyśleć o umowach o poufności czy umowach NDA (non – disclosure agreement). Takie umowy należy zawierać nie tylko z pracownikami, ale również z kontrahentami, z którymi przystępujemy do negocjacji, a potem również w trakcie współpracy z nimi.

  1. Programy lojalnościowe i akcje promocyjne

Opracowanie programu lojalnościowego lub akcji promocyjnej również wymaga wsparcia prawnego. Wszelkiego rodzaju promocje i programy lojalnościowe można postrzegać w kategorii tzw. przyrzeczenia publicznego albo umowy. Od tego, którą koncepcje się przyjmie, zależą dalsze kroki. Nie obejdzie się bez stosownego regulaminu dostępnego na witrynie sklepu internetowego, który będzie dokładnie określał m.in. warunki promocji, czas jej trwania czy też sposób wnoszenia reklamacji. Nie zapomnij również o tym, że program lojalnościowy lub akcja promocyjna muszą spełniać wymogi RODO.

  1. Specyfika branży

Pamiętaj o tym, że dalsze wymogi prawne zależą od tego, jaki będzie charakter Twojego sklepu internetowego. Być może Twoja działalność jest w jakimś stopniu regulowana i potrzebujesz odpowiedniego zezwolenia albo licencji? A może będziesz sprzedawać produkty, które wymagają zapewnienia odpowiednich oznaczeń, warunków lub nawet rejestracji (np. produkty medyczne)? Specyfika Twojej działalności może zatem wymagać podjęcia dodatkowych kroków, które warto najpierw przedyskutować z prawnikiem.

Podsumowując: Jeśli chcesz wejść w branże e-commerce, to nie zastanawiaj się! Obecnie sprzedaż przez Internet jest bardzo atrakcyjną formą prowadzenia biznesu. Jeśli masz pomysł na siebie, to być może właśnie sklep internetowy okaże się dla Ciebie strzałem w dziesiątkę. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę wszelkie wymogi prawne, z którymi wiąże się rozpoczęcie takiej działalności. Część z nich jest wspólna zarówno dla Ciebie, jak i dla każdego innego przedsiębiorcy, który nie działa w e-commerce. Istnieje jednak dużo wymogów, które musisz spełnić z uwagi na specyfikę swojej branży. Ta specyfika wyraża się zarówno poprzez prowadzenie działalności w Internecie, jak też i przez charakter prowadzonej przez Ciebie sprzedaży. Lepiej zatem już na samym początku zadbać o bezpieczeństwo prawne, aniżeli potem narażać się na ryzyko, które może uderzyć bezpośrednio w Twoją firmę.

Autorem artykułu jest Daniel Rybarczyk, radca prawny, wspólnik Kancelarii Radców Prawnych Ewa Rybarczyk Daniel Rybarczyk Spółka Cywilna w Kaliszu specjalizującej się w obsłudze przedsiębiorców, w tym działających w branży e-commerce.

Logo JPG

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s